Depuis plusieurs années, l'OPAC Vosges prêche les avantages de la dématérialisation auprès des entreprises. Ce travail de longue haleine a abouti à la rédaction d’une charte destinée à « faciliter l’accès des entreprises aux marchés et préserver l’environnement grâce à la dématérialisation » qui sera signée avec les organisations professionnelles et les chambres consulaires locales aujourd'hui lors de la rencontre annuelle consacrée à la « dématérialisation des marchés ». Régis Courroy, responsable achat à l’OPAC et rédacteur de la charte nous éclaire sur son contenu.

Dès 2005, l'OPAC Vosges s’est engagé sur la voie de la dématérialisation des marchés publics. « Faciliter les démarches des entreprises et préserver l’environnement » est devenu son leitmotiv. « Depuis le CMP de 2004, nous avons ressenti tout l’intérêt de mettre en place la dématérialisation des marchés publics. Au départ, il y a eu des interrogations sur la pertinence de ce projet. Aujourd’hui le pari est en passe d’être gagné. En effet, en 2008 nous avons dématérialisé près de 700 marchés et nous avons reçu 73 réponses électroniques. Notre objectif pour l’année à venir est d’avoir 50% de téléchargements de DCE et 50% de réponses électroniques », explique Régis Courroy, responsable achat à OPAC Vosges. Selon lui, la réussite passe par l'implication de l’acheteur public. C’est pourquoi l’OPAC s’est engagé dans plusieurs actions destinées à promouvoir l’électronique. La journée du 6 mars 2009 consacrée à la « dématérialisation des marchés » s'inscrit dans ce cadre. « Tous les ans, nous organisons avec nos partenaires (1) une journée sur ce thème. Cette année, outre d’accueillir deux nouveaux membres dans notre réseau, l’Office Public de l’Habitat de l’Agglomération d’Epinal (OPHAE) et la Société Le Toit Vosgien, cette manifestation sera l’occasion d’une part de signer la Charte intitulée « faciliter l’accès des entreprises aux marchés et préserver l’environnement grâce à la dématérialisation », et d’autre part de remettre aux trois entreprises qui ont le plus répondu par voie électronique les Trophées des Offres Electroniques », poursuit Régis Courroy. L’initiative de la Charte revient à l’OPAC. « A l’occasion de la préparation de cette journée, j’ai réfléchi à une manière de rassembler les actions à mener pour populariser la dématérialisation. La charte m’a paru le meilleur moyen d’associer l’ensemble des partenaires et de les réunir autour d’une signature. L’objectif est de créer une solidarité dans les Vosges avec les autres décideurs. J’ai rédigé un projet que j’ai soumis aux partenaires. Le document a reçu l’accord sans réserve de tous les signataires », ajoute-t-il.

25 mesures en faveur de la dématérialisation

Au total, ce sont 25 mesures qui sont adoptées pour « démocratiser » la dématérialisation. Le premier engagement pris par les signataires est la promotion de ses atouts. Sont ainsi mis en avant les avantages de la publicité sur internet, de la mise en ligne des dossiers de consultation sur internet et de la réponse électronique. Pour impliquer les entreprises, il faut les rassurer. Par exemple, les partenaires devront leur préciser que le contenu des DCE mis en ligne est identique à celui des dossiers papier. « 75% des marchés passés par l’OPAC sont des marchés de travaux. Pour ce type de marchés, se pose la question des plans. Nous avons inséré sur la plateforme un lien qui permet aux candidats qui téléchargent le dossier électronique d’obtenir gratuitement les plans au format papier », précise Régis Courroy. Il faut aussi rassurer sur la confidentialité des offres. « Les signataires préciseront que les sites marchés garantissent la confidentialité des données communiquées par les entreprises lors du dépôts des offres. […] La remise d’une offre électronique offre exactement les mêmes garanties que la remise d’une offre papier », indique l’ article 15 de la Charte. L’accent doit être également mis sur la fiche synthétique. « Cette fiche explique les principales caractéristiques du marché. Elle permet aux sociétés d’évaluer l’intérêt du marché sans avoir à lire le cahier des charges », précise Régis Courroyl. Pour encourager les entreprises à se lancer dans cette aventure, il faut les accompagner. Pour ce faire, l'OPAC Vosges a mis en ligne sur son site, une consultation test. Ainsi les entreprises peuvent s’entraîner au téléchargement des dossiers et au dépôt des offres. En outre, la personne publique se propose de vérifier si le dépôt a bien été effectué et quels sont les points à corriger. Mais ce n’est pas tout. Au sein de l’OPAC, un salarié a été tout spécialement chargé, et ce jusqu’à la fin de l’année, de faire des démonstrations et de former gratuitement les entreprises à la dématérialisation. Un réseau d’ordinateurs a été mis à dispositions des sociétés dans les 5 sites de l’OPAC, pour leur offrir un lieu de téléchargement. Enfin des sessions de formations au site des marchés sont mises sur pied et une hotline chargée de répondre aux questions tant pratiques que techniques est à la disposition des entreprises. « Nous envisageons à terme de mettre en œuvre la dématérialisation pour l’ensemble de la chaîne de passation des marchés, c’est-à-dire en incluant les services du contrôle de légalité et du trésor », souligne le responsable achat. Précurseur en la matière, l'OPAC vosgien est aujourd’hui associé à un projet national en partenariat avec la mission pour les échanges dématérialisés (MEDE) et la région Ile-de-France.

(1) la fédération du bâtiment et des travaux publics des Vosges, la chambre de l’artisanat et des petites entreprises du bâtiment des Vosges, la chambre des métiers et de l’artisanat des Vosges et la chambre de commerce et d’industrie des Vosges.

Charte pour « faciliter l’accès des entreprises aux marchés et pour préserver l’environnement grâce

Emmanuelle Maupin © achatpublic.info, 06/03/2009