Seize millions de gains en 2013 alors que l’objectif fixé était de douze. Plus dix millions supplémentaires à ajouter au palmarès en 2014. Avec de tels chiffres, la direction des systèmes d’information et de communication (DSIC) de l’Intérieur, qui pilote une partie des achats informatiques (postes de travail, solutions d’impression, téléphonie, plus les dispositifs de sécurisation des sites et l’intelligence informatique…), a de quoi congratuler ses troupes, acheteurs et prescripteurs. Car elle a largement contribué aux économies réalisées par le ministère, respectivement à hauteur de 15% et 20% pour les deux années précitées. Et ce n’est pas fini puisque la cuvée 2015 devrait également se révéler un bon cru, avec de nouveau dix millions en ligne de mire, largement au-dessus des six millions prévus à l’origine. Ces gains, estimés en fonction de l’écart entre le prix historique et celui du nouveau contrat tout en prenant en compte la volumétrie, résultent de la mise en pratique des « fondamentaux » de l’achat performant. En 2013, ils ont été obtenus en grande partie par la massification les marchés de radios dont l’assiette atteignait 93 millions d’euros. L’année dernière, la DSIC a récolté le fruit du travail opéré pour la téléphonie (5 millions de gains) et les ordinateurs (chiffre identique, soit 21% de gain). Dans ce dernier cas, là encore, la mutualisation a joué à plein puisque l’Intérieur et le ministère de la Justice ont travaillé la main dans la main  à l’occasion d’un marché commun pour leurs PC, écrans, et clients légers. Une première dans le genre. Forcément, l’effet volume a joué. « Ainsi que l’effet communication. Car les fournisseurs achètent aussi de la référence », insiste Jeoffrey Rambinintsoa, adjoint au chef du bureau de l'achat, du contrôle de gestion et de l'optimisation des moyens, entité rattachée à la sous-direction de l’administration générale et des achats de la DSIC.

Massification et standardisation, les deux mamelles de l’achat

Ajoutez à cela un nouveau resserrement des gammes, avec par exemple uniquement deux produits côté PC. « Chaque ministère avait déjà de son côté effectué une première réduction du nombre de références », précise-t-il.  Selon les lots, trois à quatre offres ont été déposées. Un résultat que Jeoffrey Rambinintsoa estime satisfaisant au regard de la masse (40 000 machines par an au total pour les deux administrations) et de l’analyse du marché fournisseurs : « peu de sociétés peuvent livrer un tel volume. En général, les distributeurs commandent en Asie ou en Europe de l’Est. Il faut donc avoir la capacité de les acheter mais aussi de les stocker. »

En matière de prix, on a désormais des tarifs proches de ceux du privé

L’Intérieur et la Justice ont préféré la voie de l’appel d’offres ouvert classique. Sans recourir aux enchères inversées. « Nous avons hésité. Beaucoup d’entreprises ont vu leurs marges baisser. Or la technique suppose qu’un fournisseur accepte encore de faire un effort. Ensuite, il y a des paramètres que l’on ne maîtrise pas, notamment si, au moment des enchères, les carnets de commande des candidats sont pleins ou pas », argumente Jeoffrey Rambinintsoa qui laisse entendre que l’outil n’était pas indispensable. « En matière de prix, on a désormais des tarifs proches de ceux du privé », assure-t-il après avoir réalisé un benchmarking avec des confrères des sociétés du CAC 40. Et pour cause. La mutualisation engendre une baisse du nombre de mises en concurrence. Les candidats doivent donc batailler dur car ceux qui sont défaits perdent gros. Un processus qui va encore s’accentuer puisqu’au terme de ce marché, en 2017, les deux ministères rejoindront la plaque commune de l’Etat. Mais les leviers utilisés jusqu’ici ont leurs limites.

La chasse au superflu

« Dans le domaine informatique,  l’acheteur se bat parfois simplement pour maintenir le prix, en raison de l’évolution de la parité dollar/euro », poursuit l’adjoint au chef de bureau.  Pour dénicher de nouvelles économies, la DSIC mène des « actions de progrès », spécialement sur le recours à certaines licences, en regardant de plus près le ratio coût/intérêt. « On s’interroge sur ce qu’on a en parc, comment on l’utilise, pour identifier ce qui ne correspond pas à un besoin et s’en passer. Pourquoi dépenser pour quelque chose qui ne sert à rien ? Recalibrer, ça peut permettre 10 à 15% de gains. On s’est également aperçu que certains besoins pouvaient être couverts plusieurs fois », défend Jeoffrey Rambinintsoa.

Dépenser énormément d'argent dans le MCO, ça signifie qu'on ne peut plus acheter de nouveaux équipements

Le mot d’ordre : c’est au revoir le superflu. « Il faut retrouver de l’air pour réinvestir. Les services techniques ont très bien compris qu’il fallait en passer par là  » Ce recensement nécessite évidemment une collaboration sans failles entre acheteurs et techniciens. « Il faut une étroite coordination entre les deux univers.»», admet-il. En 2015, une opération ciblée autour d’un logiciel et de sa maintenance a rapporté 1,8 million d’euros d’économies. Les entreprises font évidemment grise mine. « On leur a expliqué que ces pratiques commerciales nous étouffaient. Dépenser énormément d’argent dans le maintien en condition opérationnelle, ça signifie qu’on ne peut plus acheter de nouveaux équipements. Ce discours, ce n’est pas du bluff. » Ces résultats sont-ils reconnus en interne ? Jeoffrey Rambinintsoa répond par l’affirmative. « Le RMA, Yves Bentolila, valorise notre rôle moteur, et notre DSI est très impliqué sur le sujet. Les actions achats ont été présentées lors du comité de direction. C’est important, surtout dans une direction technique comme la nôtre. Ici, la fonction achats est considérée comme un apporteur de valeurs. »