L’instauration d’une commission ad hoc, sorte de commission d’appel d’offres, pour les MAPA est laissée à la discrétion des personnes publiques. En effet, aucune disposition du Code n’impose la mise en place d’un organe collégial pour se prononcer sur les marchés de faible montant. « Les dispositions du CMP sont déjà suffisamment contraignantes, mettre en place un telle commission reviendrait à se fixer des règles là où il n’y en a pas. En outre, ce serait trop lourd en terme de gestion », explique Gabrielle Jacquet, directrice des affaires juridiques à la mairie de Chartres. Son avis est partagé par d’autres acteurs de la commande publique, à l’image de Chantal Brunet, responsable du service achat au conseil général d’Ille-et-Vilaine. « Les élus membres de la CAO ont été interrogés sur l’opportunité d’instaurer une commission ad hoc. Ils n’ont pas jugé utile de mettre en place une nouvelle instance pour les MAPA, alors qu’il en existait déjà une pour les procédures formalisées », souligne-t-elle. D’autres villes ont choisi de se munir d’une telle instance. « Le maire a souhaité préserver le principe de collégialité des procédures formalisées pour les marchés adaptés les plus importants. Une commission des marchés a donc été instituée pour les marchés compris entre 90 000 et 206 000 euros », développe Bernard Tual, responsable du service des marchés publics de la ville de Rennes. « La commission des MAPA de la ville de Niort résulte de la volonté des élus de continuer à associer les représentants de l’opposition pour les marchés qui ne passent pas en CAO », confie Françoise Thomas, responsable du service des marchés. La mairie de Chartres et le conseil général de Vendée suivent des chemins similaires dans l’attribution de leurs MAPA. « Pour les MAPA, l’ouverture des enveloppes est faite par la direction juridique en présence d’une personne du service juridique et une personne du service technique. Ce dernier établit un rapport de présentation qu’il transmet à l’élu habilité pour prendre la décision », explique Gabrielle Jacquet. Au conseil général de Vendée, « le président est habilité à signer les MAPA. Concrètement, le service marchés et le service acheteur procèdent à l’ouverture des plis. L’analyse des candidatures et des offres relève de la compétence du service acheteur. Sur cette base, le service prépare une décision qu’il transmet pour signature au Président ou à la personne déléguée », précise Hervé Robert, chef du service marchés au sein du CG 85. Petite précision apportée par le chef de service : « à partir de 90 000 euros, la commission permanente doit donner son autorisation pour la signature des marchés ».

Le formalisme de la CAO assoupli

De l’autre côté de la barrière se trouvent les collectivités qui ont mis en place des commissions spéciales pour les MAPA ou qui utilisent les commissions déjà existantes, ce qui permet d’avoir une certaine forme de collégialité sans avoir à créer une nouvelle instance. C’est le cas du CG 35. « Pour les marchés adaptés supérieurs à 90 000 euros, la commission d’appel d’offres est saisie pour avis préalable », remarque Chantal Brunet. Cette formalité est inscrite explicitement dans le règlement intérieur de la CAO et dans le guide élaboré en interne pour les MAPA. Les règles sont assouplies par rapport au fonctionnement normal de la CAO. « Si le quorum n’est pas atteint pour la CAO et pour ne pas bloquer les marchés, il a été décidé qu’il fallait au moins trois membres de la CAO, dont obligatoirement le Président ». Au conseil général du Rhône, deux commissions coexistent en fonction du montant du marché. Pour les MAPA inférieurs à 90 000 euros, « nous avons mis en place une commission des achats composée de cinq membres dont un président, mais généralement la commission se réunie avec trois membres. Donc nous ne sommes jamais confronté à un problème de quorum  », témoigne François Milaveau, l’adjoint au directeur du service des marchés. « Une procédure interne permet aux services d’inscrire leurs dossiers à l’ordre du jour de la commission. Le calendrier est préétabli pour chaque semestre », explique-t-il. Au-dessus du seuil, le conseil général a mis sur pied la CMPO ou commission des marchés à publicité obligatoire. « En fait, il s’agit d’une commission composée des membres de la CAO mais sans le formalisme de celle-ci. La CAO se réunit tous les 15 jours, le jeudi. A l’issu de la séance, les élus posent la « casquette CAO » et entendent les services sur les MAPA », poursuit l’adjoint. Cette pratique est également celle qui a été mise en place par la ville de Niort. « À partir de 90 000 euros, nous avons ce que l’on appelle la commission MAPA qui reprend tous les membres de la CAO mais sans les règles de quorum. En revanche, les délais de convocation sont les mêmes et l’ordre du jour est distinct. Nous invitons toujours un représentant de la DGCCRF et du Trésor Public. La commission n’émet qu’un avis simple sur les MAPA, la décision finale revenant à l’exécutif », développe Françoise Thomas. Comme pour le CG 69, la réunion commence par l’examen des procédures formalisées et se poursuit par l’étude des marchés adaptés. L’obligation de soumettre les dossiers MAPA à l’avis de la commission est expressément inscrite dans le guide interne élaboré à l’intention des services.

La commission des marchés : un « clone » de la CAO

« Entre 90 000 et 206 000 euros, tous les MAPA sont soumis à un avis préalable d’une commission des marchés. Il ne s’agit que d’un avis simple qui ne lie pas la personne en charge du marché. Il est donc tout à fait possible qu’elle ne suive pas l’avis, dans ce cas elle doit motiver sa décision. Pour le moment, cela n’est jamais encore arrivé à Rennes », explique Bernard Tual. La commission est le « clone » de la CAO. « Nous avons mis en place une organisation très pragmatique : au cours de la même séance, il est possible d’alterner les dossiers des procédures formalisées avec ceux des MAPA. Cela arrive notamment lorsqu’un même technicien agit sur les deux domaines », poursuit le responsable. Contrairement à la CAO ordinaire, si le quorum n’est pas atteint, il n’y a pas de report de la réunion. « Le président de la CAO qui est l’adjoint délégué aux finances et le 1er adjoint, est le président de la commission, mais en cas d’empêchement, il est possible de déléguer la présidence. Les règles de la commission des marchés sont donc édulcorées par rapport à celles de la CAO », précise-t-il. Un rapport complet de la procédure qui détaille toutes les étapes, qui rappelle les critères et la pondération est remis à la commission des marchés. « Pour les marchés inférieurs à 90 000 euros, il n’y a pas de passage préalable en commission des marchés. C’est le président de CAO qui attribue le marché sur la base d’un rapport de présentation. Ce rapport est essentiel car il permet de suivre à la trace toute la procédure », indique Bernard Tual. « Ainsi parce qu’il est à la fois président de la CAO, président de la commission des marché, et personne habilitée à attribuer les MAPA inférieur à 90 000 euros, l’adjoint délégué aux finances a une vision globale de l’ensemble des marchés passés par la ville de Rennes », précise le responsable.