Afin d’améliorer le fonctionnement des CAO, les acheteurs ont quelques idées. Notamment quand il s’agit d’assurer plus de transparence aux choix.  Côté collectivités, la loi du 6 février 1992, dite ATR, a affirmé le principe de la représentation proportionnelle et donc de l'expression pluraliste des élus au sein des commissions d'appel d'offres. On peut toutefois se demander pourquoi l’opposition ne dispose pas  ipso facto d’un représentant, quel que soit son poids au sein de l’assemblée délibérante. La formule, beaucoup plus démocratique, aurait aussi l’avantage (ou l’inconvénient, tout dépend de quel côté de la barrière on se place) pour la collectivité d’être plus carrée dans ses arguments lorsqu’il s’agit de justifier le choix du fournisseur. Comme le dit un ancien acheteur territorial qui cite le cas d’une région dont la commission était « arc-en-ciel » avec des élus issus des rangs de nombreuses formations, « ce n’était pas gagné d’avance. » Mais on peut encore aller plus loin. Annick Aguado, du service marchés publics du conseil général de l’Ardèche, suggère d’ouvrir encore plus largement la porte de la commission. La question se pose en effet de la présence du public comme cela se pratique déjà en Scandinavie. Pour l’instant, la règlementation l’interdit. Sans aller jusqu’à accepter tous les visiteurs à l’image des assemblées délibérantes, Annick Aguado pense qu’« il faudrait inviter systématiquement un usager. On n’arrête pas de parler de démocratie locale, mais quelle est l’intervention de l’usager dans la définition du besoin, des critères  de sélection, dans le choix des entreprises ? ». La participation d’un citoyen apporterait plus « d’éthique et de tenue », argumente t-elle. Les établissements publics, un peu plus libres, puisque le fonctionnement de la CAO dépend de leur règlement, pratiquent déjà en quelque sorte « l’ouverture ». L’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) comprend, outre des  élus de la ville de Paris, des membres des conseils d’administration des hôpitaux parmi lesquels des  représentants  des usagers.

Regard extérieur et contre-pouvoir

Certains admettent volontiers qu’ils verraient d’un bon oeil le retour des trésoriers et des agents de la DGCCRF. « On a voulu alléger, mais ce n’est pas forcément positif. Car leur présence obligeait la personne publique à bien argumenter ses choix », assure ce responsable des marchés. Leur compagnie permet par exemple d’avaliser systématiquement le choix d’un service, même quand l’erreur est manifeste. « Le regard extérieur, c’est toujours mieux pour la moralité et l’éthique », surenchérit Annick Aguado, « dans un contexte de dépénalisation, il faut avoir des contre-pouvoirs. » Les avis sont partagés sur la question. « Encore faut-il qu’ils soient disponibles et compétents en la matière, ce qui n’est pas forcément le cas », commente Olivier Frot, ancien acheteur du ministère de la Défense, désormais consultant et formateur. «Si la personne ne connaît pas bien la réglementation, c’est même un handicap car elle devient facteur de blocage. Si l’on contrôle et qu’on ne connaît pas bien le sujet, on aura tendance à dire non pour se couvrir. » Autre préoccupation : la participation pas toujours « enthousiaste » des élus aux réunions. Faute de quorum, un acheteur suggère la création d’une procédure d’urgence. Cet absentéisme est la conséquence d’agendas surchargés et aussi sans doute le résultat de l’évolution des CAO de plus en plus « chambre d’enregistrement », statut plutôt frustrant pour ses membres. Comment un élu qui n’est pas spécialiste d’un produit ou d’un service peut-il en un temps très court se faire une idée véritable de la meilleure offre ? Là encore les remèdes sont possibles, comme la remise des rapports d’analyse un peu plus tôt. A l’AP-HP, les documents de synthèse sont transmis cinq jours francs avant la tenue de la commission.

Moins  de pression à l’Etat

La définition du besoin et celle des critères de sélection qui demeurent l’apanage des services et de leurs experts et les classements nés des formules mathématiques des pondérations n’arrangent rien. Beaucoup d’élus ont l’impression d’entériner des choix faits en amont. Une plus grande association des membres de la CAO au démarrage de la procédure déboucherait sur plus grande implication. La question est tout autre à l’Etat puisque les modalités de fonctionnement et la composition sont fixées par le ministre de tutelle (pour l’administration centrale), par le préfet (pour l’administration déconcentrée). Quant aux établissements publics, ils fixent eux-mêmes leurs propres règles (voir l’article 21 du Code). En général, les membres sont des représentants des services marchés et des opérationnels qui ont besoin du bien ou de la prestation. Par conséquence tous intéressés par la procédure. Personne ne vient en traînant les pieds. Pour Olivier Frot, la CAO composée uniquement de fonctionnaires est la « bonne formule » qui assure une neutralité du choix des fournisseurs. « On ne ressent pas de pression ». Pour lui, la présence d’experts est un « plus ». Il donne l’exemple des marchés de communication, pour lesquels une circulaire du Premier ministre demandait aux ministères d’inviter un représentant du service d’information du gouvernement (SIG). « Cela permettait à la fois d’assurer l’homogénéité de la politique de communication de l’Etat, et sur le plan technique d’avoir un avis professionnel puisque le SIG connaît parfaitement les acteurs du marché et les offres. La présence et la présidence du directeur d’administration centrale, à l’époque PRM, étaient aussi appréciée, malgré les consignes internes qui préconisaient d’éviter toute confusion des genres. Pour une raison bien pratique. « On lui donnait immédiatement la décision  d’attribution à signer. On gagnait 48 heures. Cela évitait de lui courir après… »