Vendredi 18 septembre, grand amphithéâtre du siège de la CNAM-TS, près de la porte de Montreuil à Paris. Une quarantaine d’acteurs de la chaîne achats de l’établissement public assiste au lancement officiel d’un plan de formation chargé de « renforcer leur compétence ». Pour marquer le coup, Dolorès Thibaud, la secrétaire générale, s’est déplacée. Aux yeux de la direction générale, l’achat (avec une enveloppe d’environ 100 millions d’euros par an) est une fonction support indispensable pour le fonctionnement au quotidien, doublée d’une fonction transversale importante : « parler achat, c’est parler de la relation client-fournisseur, des questions budgétaires, du développement durable… ». Le management veut naturellement s’assurer d’une sécurité juridique maximale, améliorer le service et optimiser les ressources. « Dépenser mieux en achetant mieux » a résumé Dolorès Thibaud. Mais la direction veut également mettre de l’huile dans les rouages de cette grande maison (2000 salariés, pour deux tiers à Paris). L’organisation décentralisée choisie par la Caisse (un pôle achat dans les principales directions logistiques) a le mérite de faire travailler presque la main dans la main acheteurs et prescripteurs. Mais la médaille a aussi son revers : une hétérogénéité de pratiques. « Chacun a ses règles de l’art », a traduit l’un des participants du séminaire. 

Les compétences clefs

A l’instar de la mission de coordination, confiée à Thierry Papillon (1), le cycle de formation, attribuée à la société Crop&Co après une mise en concurrence,  est donc un des enfants d’un audit effectué en 2007.  A charge pour lui de faciliter l’éclosion d’une culture commune, d’une définition modernisée de la fonction, et la conception d’un plan d’action collectif. Le cursus portera exclusivement sur l’économie des achats et les techniques d’acquisition. En effet, jusqu’ici, les formations proposées ont été marquées par une dominante juridique, comprenez l’application du Code. Le dispositif est ouvert aux acheteurs, mais aussi aux gestionnaires des achats, ainsi qu’aux juristes. « Il ne faut pas de maillon faible. On peut avoir un très beau contrat dont l’exécution sera calamiteuse, a prévenu Thierry Papillon, et il faut être encore plus professionnel. Le métier s’est transformé, il a évolué ». Démarrée en septembre, la formation devrait se terminer fin février-début mars 2010. Elle se compose d’un tronc commun de six jours consacrés aux « compétences clefs » : la gestion d’un portefeuille achats, la connaissance du marché fournisseurs, la sélection des meilleures offres, les méthodes de négociation, le pilotage de la performance. Sans oublier la définition du besoin car acheter, « c’est transformer un désir en résultat », a rappelé Thierry Papillon. 

Embryon de réseau

Les stagiaires pourront suivre plusieurs modules complémentaires, de la stratégie achats à l’intégration du développement durable, en passant par la gestion des achats en mode projet ou les outils pour « mener une négociation difficile ». La CNAM a pris la précaution de se constituer un petit bas de laine : quatre journées durant lesquelles les participants pourront évoquer des problèmes rencontrés au cours d’un marché. Un programme plutôt chargé dans un calendrier serré. L’ancien acheteur de la Défense nationale a encouragé ses collègues à tenir bon.  « Il ne faut pas se décourager, ne pas s’essouffler. On a toujours une bonne raison de ne pas suivre tel ou tel module, que ce soit un marché à notifier ou un avis à publier…»  Quel que soit le résultat final, le melting pot engendré par les premiers ateliers a déjà eu un effet bénéfique : le décloisonnement. En petits groupes, acheteurs, juristes et gestionnaires  qui ne se connaissaient pas forcément, se sont rencontrés et ont expliqué leurs missions, leurs spécificités. La parole a circulé librement. Les dysfonctionnements ont été pointés du doigt : le poids de l’administratif, les délais parfois trop importants, ou encore l’absence d’information sur l’avancée du dossier. Les participants ont aussi commencé à  phosphorer sur des « pistes de progrès », en soulignant l’importance des retours d’expérience partagés. Verba docent, exempla trahunt (2). Bref, un premier pas vers la création d’un réseau d’acheteur de la CNAM…

(1) La CNAM veut mieux coordonner ses achats
(2) Les mots enseignent, les exemples entraînent