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Gestionnaire marchés publics spécialisé domaine immobilier (f/h)

  • 12/12/2022
  • Sorbonne Université
  • Paris

Missions

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Services Centraux Universitaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Présentation de la direction :

La Direction des Achats (DA) a défini un ensemble d'actions concrètes qui permettront d'obtenir rapidement des résultats en matière d'achats, tant sur le plan économique que sur ceux du développement durable et de l'insertion dans l'emploi des personnes qui en sont éloignées. Ainsi, ont été créés quatre services spécialisés dédiés à l’achat transversal, à l’achat recherche, à l’achat de travaux ainsi qu’un service dédié à la performance économique. Chacune de ces structures est dirigée par un chef de service achat.

Présentation du service :

Au sein de la DA, le Service Achats Travaux a pour mission principale de participer à l'élaboration et à la mise en œuvre de la politique achat immobilière de Sorbonne Université. Les activités du Service Achats Travaux s’articule principalement autour de :

- La passation des marchés publics relevant du périmètre immobilier (fournitures, services, travaux)
- Du conseil, formation et expertises auprès des directions centrales et transversales, et des composantes de Sorbonne Université.
- Le suivi d'exécution administratif et juridique des marchés publics
- La gestion des pré contentieux relatifs à l'achat public
- La gestion des autres grands contrats participant du droit public des  affaires : PPP, AOT

Localisation :

Ilot Champollion
18, rue de la Sorbonne - 75005 Paris

CDD de 1 an
Libellé de Fonctions : Gestionnaire marchés publics spécialisé « domaine immobilier »
Catégorie : B
Corps : SAENES, Technicien de recherche et de formation
BAP : J
Emploi-type  : Technicien

Mission :

Rattaché.e au chef de bureau du service achats travaux de la Direction des Achats de Sorbonne Université, le/la gestionnaire marché publics spécialisé.e dans le domaine « immobilier » participe à la gestion administrative des contrats du plan de relance mais également des conventions et des concessions dudit domaine. Il/Elle assiste le service achats travaux dans la mise en œuvre des procédures d’achat dans le respect de la réglementation en vigueur et conformément à la politique d’achat de Sorbonne Université. Ses missions principales sont les
suivantes :

Activités principales :

- Assurer les procédures de passation des marchés publics du service achats travaux : gestion de la publicité et publication des DCE sur la plateforme des achats de l’Etat (PLACE), réception et ouverture des plis, assurer la notification le cas échéant, rédaction des courriers et rapports liés à la procédure, attribuer un numéro de marché
- Assurer la passation des actes liés à l’exécution administrative des marchés publics : vérification des éléments techniques et administratifs nécessaires, rédaction des actes, courriers ou rapports, assurer la notification sur la plateforme de dématérialisation des marchés publics PLACE le cas échéant, traitement et gestion des certificats de cessibilité et retenues de garanties, création et/ou mise à jour des tiers
Organiser les commissions consultatives des marchés (CCM) : envoyer les convocations aux membres de la commission en lien avec le juriste/acheteur immobilier, rédiger les PV de commission des marchés, mettre à jour le planning des commissions, relire les RAO avant la CCM
- Renseigner les tableaux de bord mis en place en interne et intégrer les documents marchés publics dans les outils « ENT, NADAP, SIFAC, REAP, EATTESTATIONS » nécessaires au suivi des marchés
- Saisir les marchés publics de travaux dans le logiciel de gestion financière SIFAC
- Gérer l’archivage et le classement du service achats travaux : prise en charge de l’archivage des dossiers marches publics de travaux
- Assurer l’accueil physique des personnes (membres de la CCM, services prescripteurs, fournisseurs, coursiers…) et assurer l’accueil téléphonique
- Gérer le courrier et les messages électroniques du service achats travaux : enregister, traiter et diffuser les courriers et les mails émis et reçus
- Recenser les besoins en fournitures de bureau du service achats travaux et les transmettre à la secrétaire de la DA

Activités secondaires : Participation aux réunions de service

Évolutions possibles du poste : Le poste est susceptible de connaître des évolutions en fonction des fluctuations de l’organisation et/ou de la réglementation de la commande publique.

Conduite de projets : NON

Encadrement : NON

Conditions particulières d'exercice : Spécificités horaires : Le service achats travaux doit adapter ses horaires de travail en fonction des procédures en cours. Le/la gestionnaire marchés publics doit programmer ses absences et tâches, en lien avec les juristes/acheteurs immobiliers du service achats travaux.

Profil recherché

Connaissances transversales requises :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
- Maîtrise des techniques du secrétariat (accueil téléphonique, gestion administrative, bureautique, classement et archivage…)
- Connaissance et intérêt pour la commande publique (formation dans le domaine des marchés publics)

Savoir-faire :

- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les demandes du service
- Capacité à organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Capacité à définir, adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
- Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse (mode d’emploi, tableau de bords de suivi des marchés…) et à en rendre compte
- Capacité à gérer simultanément des procédures multiples
- Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
- Capacité à assurer la bonne circulation de l’information au sein du service
- Capacité à accompagner les personnels à l’utilisation des outils « ENT, NADAP, SIFAC, REAP, EATTESTATIONS »)
- Capacité à maîtriser les logiciels bureautiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT) et métier (plateforme de dématérialisation PLACE, outils « ENT, NADAP, SIFAC, REAP, EATTESTATIONS »…) nécessaires à l’exercice des missions.

Savoir être :

- Être rigoureux(se), organisé(e), disponible et assidu(e)
- Être dynamique, force de proposition et développer de réelles capacités à l’autonomie dans l’organisation de son travail
- Posséder de réelles qualités relationnelles et une aptitude au travail en équipe.

Formation souhaité :

- Niveau BAC + 2 en droit des marchés publics ou équivalent.

Expérience souhaité :

- Le candidat détient une solide expérience  ( 3 ans minimum ) en tant que gestionnaire marchés publics de préférence dans le domaine immobilier.

Contact

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : recrutement@sorbonne-universite.fr

Un(e) Gestionnaire des Marchés Publics et assurances (f/h)
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