Actif depuis 2007, l’Observatoire des achats des organismes de Sécu (1), confié à l’UCANSS (Union des caisses nationales de Sécurité sociale), travaille à la fois au profit des quatre branches de la SS (famille, retraite, maladie, recouvrement) et des régimes (régime général et régimes « frères » dont la MSA et la RSI). Il est en quelque sorte le petit frère de l’OEAP dépendant du ministère des Finances. Sa mission originelle, c’est de recenser les marchés des organismes de Sécu. Et il le fait bien, puisque le taux de recouvrement atteint 70%. « Un petit exploit », assure Lionel Ferraris, directeur des achats et du développement durable de l’UCANSS. Sa deuxième tâche, c’est de partager les bonnes pratiques, de mettre en commun les outils et les données pour permettre aux acheteurs de « monter en compétence. » C’est pour cette raison qu’il a publié plusieurs guides sur les marchés de nettoyage, l’achat de déplacements professionnels, ou encore l’usage de la carte d’achat. 2010 a été l’année du changement de vitesse. On est passé à un objectif de mutualisation des savoirs à un ciblage d’outils pour décider d’un bon niveau d’achats, explique en substance Lionel Ferraris. Il faut dire que les organismes de Sécu dépensent bon gré mal gré un milliard d’euros par an. Cénacle rassemblant les directions des achats des caisses nationales, le conseil de l’Observatoire a programmé deux études : la première sur la flotte automobile, la seconde sur l’affranchissement.

Gros plan sur la flotte automobile

Les enquêtes ont été confiées à des prestataires spécialisés, « un œil extérieur, neuf », capable de réaliser un benchmarking : Eurogroup pour les véhicules, ISC, filiale études de la Poste, pour le courrier. Il s’agit à la fois de faire un diagnostic de l’existant, de mettre à plat les pratiques, de savoir qui achète quoi, et aussi de repérer les zones de progrès. En résumé, identifier des pistes pour « avoir la même qualité de service avec une facture moins lourde ». Concernant la flotte, un questionnaire distribué en août-septembre 2010 (82% de réponses, soit 420 organismes sur 515) a débouché sur une photographie assez pointue de la situation : 7670 engins pour le panel (9500 engins estimés pour l’ensemble des organismes) dont un tiers loué (en quasi-totalité LLD), avec un faible kilométrage (1 sur 5 roule moins de 8000 km par an). Le parc acheté (20% via l’UGAP) comprend un pourcentage non négligeable d’autos vétustes (17% ont plus de neuf ans). L’investigation a également permis de savoir que le coût annuel (2009) d’un véhicule acheté est 32% inférieur à celui d’un véhicule loué. Quelles sont les solutions d’améliorations dessinées par cette enquête ? Côté location, préférer la LLD pour les véhicules roulant plus de 20 000 km/an, et mieux cerner les besoins (kilométrage) afin de correspondre au meilleur forfait. Côté achat, remplacer les autos usagées, chères à entretenir et polluantes.

La massification n'est pas forcément un bon plan

« Une des grandes vérités de l’étude est de montrer de que le coût au km du parc est moindre que le versement d’indemnités aux agents », complète le directeur des achats et du développement durable de l’UCANSS. La cartographie indique également que la massification à outrance n’apporte pas forcément de valeur ajoutée. « Dès que l’on commande 10 véhicules à un concessionnaire, on s’aperçoit que sa direction générale prend le relais, tellement la concurrence est rude. Il est plus opportun que chaque tête de réseau définisse sa propre politique, que chacun reste maître de ses choix car le critère économique rationnel, c’est le nombre de kilomètres parcourus. » En outre, une gestion interbranches pourrait se révéler, au final, assez lourde. « La mutualisation à haut niveau ne procure pas de gain déterminant et elle serait moins souple. Mais si deux branches veulent mutualiser, la centrale UCANSS sera naturellement à leur service. » L’Observatoire ne va pas s’arrêter en si bon chemin. Un programme pluriannuel va être établi de manière à disposer d’outils de décision dans les domaines où les organismes de Sécurité sociale envisagent de dégager des économies de gestion. « Il ne s’agit pas d’aller vers l’externalisation le doigt mouillé », prévient Lionel Ferraris.

(1) Lire notre article : l’observatoire des achats des organismes de SS est opérationnel