Savoir négocier, ce n’est pas un jeu d’enfants, surtout lorsque l’on est face à des vendeurs madrés, qui en maîtrisent tous les rouages, ce qui n’est pas le cas, loin s’en faut, des agents publics. Comment jouer à jeu égal avec les renards de la négociation ? Plusieurs spécialistes nous livrent leurs recettes et autres tactiques.Une négociation doit-elle se faire obligatoirement en face à face ? Les avis sont assez partagés sur la question. Dominique Legouge, directeur d’hôpital, et Florence Piquet, consultante spécialisée dans la négociation, tous deux co-auteurs d’un ouvrage sur le sujet considèrent que, pour être pleinement efficace, la négociation implique une rencontre entre l’organisme acheteur et les fournisseurs. Pour autant, il est possible de négocier par téléphone, mél, fax, ou courrier : le Code des marchés publics fait preuve d’une grande souplesse en la matière. Afin de déterminer quel est le mode d’entretien le plus pertinent, Xavier Gandiol, en charge des études réglementaires pour le contrôle général des armées et formateur en achat public, conseille d’établir un rapport coût/efficacité : si le nombre de concurrents s’avère élevé, la personne publique peut envisager d’organiser une négociation par écrit, la concurrence jouera plein pot en raison de la diversité des candidats et la collectivité gagnera du temps. Si, en revanche, les sociétés ne se bousculent pas au portillon, mieux vaut passer au face à face. Dans ce cas, rien ne doit être laissé au hasard : « il faut choisir en fonction de ses préférences où aura lieu la réunion, à quelle heure, dans quelle salle, selon quel plan de table, etc. », annonce Xavier Gandiol. Le temps, rare et précieux pour les entreprisesL’argumentaire doit avoir été dûment préparé : « il faut bien connaître son besoin et les sociétés que l’on va recevoir », indique-t-il : « l’entreprise est-elle ou pas en bonne situation financière, a-t-elle remporté récemment beaucoup de marchés ou au contraire en a-t-elle perdu, les commerciaux missionnés pour la négociation ont-ils leurs salaires conditionnés en fonction du CA ramené ? Mieux vaut récolter le maximum d’informations sur ces différents points et prendre aussi en compte le fait que l’on est en début ou en fin de mois, etc. ». Pour disposer de ces précieux renseignements, les acheteurs « peuvent naviguer sur internet, mais également participer à des salons professionnels, des forums, contacter des syndicats professionnels et recueillir des informations de la part d’autres organismes publics qui ont déjà eu affaire avec les fournisseurs en question », mentionne Xavier Gandiol. Pierre Gallais, adjoint au chef de service achats et magasins au port autonome du Havre, leur suggère de savoir qui se trouvera en face d’eux afin d’estimer la latitude d’action du vendeur. De fait, les entreprises ont pour tactique d’envoyer quelqu’un qui n’a pas forcément de pouvoir de décision. Ces remarques paraîtront peut-être excessives aux yeux de certains acheteurs. L’objectif n’est pas de faire du marchandage de tapis, mais de s’armer face aux renards de la négociation. « Il ne faut jamais faire de concession sans obtenir une compensation », prévient Xavier Gandiol. Le consultant Christian Debiève conseille pour sa part aux personnes publiques de se donner du temps « car les entreprises n’en ont jamais beaucoup ». Le risque de ne pas être retenu : un levier puissantPour Guy Courtois, directeur chez Factea Sourcing, une société de conseil en stratégie achats, les acheteurs doivent travailler en équipe et définir trois scénarios : 1) le résultat optimum (prix, qualité technique, 2) le résultat acceptable, 3) l'alternative en cas de réponses non satisfaisantes. « L'équipe doit orienter les entreprises vers le résultat optimum tel qu'il a été défini en organisant plusieurs tours de négociation, soit par téléphone, soit en déplaçant les fournisseurs », annonce-t-il. Quant aux achats en situation monopolistique, s’il est impossible, dans certains cas, de négocier, il est en revanche possible dans de nombreux autres cas de déstabiliser le fournisseur : « beaucoup pensent qu'il est impossible de négocier les prix des logiciels de bureautique Microsoft. L'on peut mettre en place ce que certains appellent "une stratégie de la peur" qui consiste à demander une étude interne au sein de la collectivité sur l'utilisation de l'open source (Linux), même si on en n'a pas l'intention. Cette étude rétablira le rapport de force et permettra de négocier des remises. La mise sous tension des fournisseurs, liée au risque de ne pas être retenu, est un levier très puissant », assure Guy Courtois. Les acheteurs ne doivent, en effet, jamais perdre de vue qu’ils sont là pour acheter et les entreprises pour vendre. C’est eux qui tiennent les cordons de la bourse.Sandrien Dyckmans © achatpublic.com, le 01/03/2006Lire « Apprendre à négocier, c’est possible »/news/2005/10/2/AchatPublicBreveALaUne.2005-10-03.0716/view