Jusqu'ici chef de salle dans le Var, Patrick Ejfler arrive en novembre 2001 chez les " soldats du feu " de l'Aisne. Une mutation à la fois géographique et technique, puisqu'il passe de l'opérationnel au soutien en devenant chef du bureau habillement, EPI, assurances et logistique. A l'époque, le SDIS de l'Aisne gère plutôt artisanalement les commandes et le stock de ses tenues avec un simple fichier excel. " Il n'y avait pas de fiche de taille, pas de suivi des tenues par pompier. Il fallait reprendre manuellement les besoins des 80 centres de secours du département et faire les additions ", se souvient le sergent Ejfler qui note également l'absence de vérification lors des livraisons. Ce constat le pousse à proposer un nouveau système. " D'autant que l'évolution de la législation sur des équipements de protection individuelle (EPI) renforçait la responsabilité de l'employeur. Il fallait faire encore plus attention sur l'utilisation des tenues ", poursuit le chef du bureau habillement. Quoi de mieux que l'informatique pour suivre pas à pas les commandes, les stocks, l'usure des tenues ? " On a reçu deux ou trois prestataires. Mais ils présentaient des solutions qui ne convenaient pas parfaitement à nos exigences. " Une application est donc élaborée en interne, avec l'assistance du GIE Objectifs, chargé d'assurer le développement informatique de la ville, du CCAS et de l'OPHLM de Laon et d'autres collectivités territoriales. Après un an de travail, le sergent Ejfler bénéficie d'une base de données, renseignée et complétée quotidiennement, à laquelle tous les centres de secours peuvent accéder. Ce logiciel " application de l'habillement " qui gère à la fois le stock et les commandes, permet de piloter un marché de quatre ans, passé en 2004.

Tracer de la commande jusqu'à la livraison

Tous les articles commandés sont saisis, et classés par catégorie, par grade (car l'équipement change en fonction du grade), par taille. Grâce à une fiche déclinée par agent, le SDIS est capable, à l'instant T, de connaître le trousseau de chacun de ses pompiers, de la chemisette au pantalon de protection, du pull au plastron, des bottes au casque F1. Patrick Ejfler insiste sur la complète traçabilité - du besoin jusqu'à la consommation budgétaire - que lui procure un outil qui a intégré jusqu'à l'usage des EPI. " Le système permet d'effectuer le contrôle annuel, de suivre l'entretien, de décompter par exemple le nombre de lavage pour une veste, et de nous alerter dès qu'il est nécessaire de procéder au changement ", explique-t-il, " il en va de même pour les casques, avec la saisie des réparations ou des changements de pièces." Méticuleux, le SDIS de l'Aisne prend le soin de renseigner, pour tous ses EPI, la taille, la date de fabrication, le numéro d'immatriculation et la date de perception par le sapeur-pompier. L'application fait aussi fonction de catalogue, avec la liste complète des articles, leurs fonctionnalités et leur prix. Cerise sur le gâteau, une photo accompagne chaque produit enregistré. Le système structure l'échéancier des commandes, centre de secours par centre de secours, fournisseur par fournisseur, article par article, imprime les bons de commande et bloque tout dépassement budgétaire. En fin de chaîne, un magasinier, en fonction depuis mars, vérifie sur un seul site (au lieu de neuf par le passé) l'adéquation des livraisons avec les commandes, avant de procéder au dispatch dans les différents établissements. In fine, le centre de secours, après réception des effets, indique à la base qu'il a bien été livré.