Après avoir lancé quatre premiers chantiers interministériels - mutualisation des achats de carburants et du papier éco-responsable, modernisation de la gestion du parc auto, formation des acheteurs à la performance économique - le plan de modernisation des achats de l'Etat élargit son périmètre en démarrant quatorze nouvelles expérimentations qui portent à la fois sur la professionnalisation des méthodes de travail et des équipes (lire l'article La Défense décortique sa fonction achat ) et sur la rationalisation et la réalisation d'économies. En matière de gains de productivité, dix familles d'achats ont été déterminées (périmètre concerné : 1,8 milliard d'euros de dépenses) : affranchissement, énergies, aménagement des locaux, déplacements, fournitures et matériel de bureau, nettoyage, logiciels informatiques, matériel informatique, mobilier, solution d'impression-reprographie. Pour chaque dossier, un ministère pilote s'est porté volontaire. Des « équipes cœur », composées des administrations les plus impliquées, planchent régulièrement, appuyées par des cabinets de consultants chargés de rechercher les informations, d'animer et de synthétiser les travaux. Le Minefi n'a pas hésité à prendre sous son aile six des dix segments. « Ce sont des secteurs soit sur lesquels nous avons déjà travaillé, ou déjà bien avancé la réflexion. Mais l'audit est aussi l'opportunité pour nous de rebattre les cartes, de remettre le chantier sur le métier, d'échanger et de progresser», observe Jean-Baptiste Hy, directeur de l'Agence centrale des achats (ACA). Bercy apporte donc son vécu. Dans le domaine du mobilier (83 millions d'euros de dépenses pour l'Etat) le Minefi a déjà globalisé ses achats de bureaux ordinaires, et mène une étude ergonomique dans le but de définir un poste de travail type. « Tout le monde en profitera », assure Jean-Baptiste Hy.

Mutualiser les achats et mieux consommer

Ce retour d'expériences est également mis au pot commun pour le nettoyage (100 millions d'euros de dépenses) et l'affranchissement (460 millions d'euros). Dans le premier cas, l'expérimentation interministérielle va emprunter la voie régionale, chemin déjà défriché par l'ACA. Il s'agira, d'ici le mois de mai, de monter un marché pour toutes les administrations d'Etat d'une région à sélectionner, en définissant les besoins de chacun, ce qui n'est pas une mince affaire. Dans le second cas, l'Etat désire, à l'instar de Bercy, « de mettre l'accent sur les bonnes pratiques, en affranchissant utile comme on imprime utile », précise Jean-Baptiste Hy, « l'étape préliminaire passe par la mise en place, pour tous les ministères, d'un tableau de bord des consommations. » Car le sujet n'est pas anodin. Les administrations dépensent 200 millions d'euros pour le courrier standard et 50 millions d'euros pour les recommandés, dont les ministères de la Justice et des Finances sont très friands. « Il faut se poser la question de savoir si le recours au recommandé est oui ou non indispensable, ne pas doubler son courrier d'un fax et vice-versa, privilégier les courriels… C'est aussi étudier l'éditique, uniformiser les formats de lettres, de courriers pour négocier de meilleurs tarifs auprès de la Poste», poursuit le patron de l'ACA qui n'a pas perdu de vue l'ouverture à la concurrence de ce marché d'ici 2009 : « il faut étudier les solutions alternatives et voir ce que font les autres en Europe. »

La dimension développement durable

Les professionnels de l'achat auront remarqué que bizarrement la téléphonie ne fait pas partie des familles retenues dans le cadre du plan de modernisation. « C'est prématuré, commente Jean-Baptiste Hy, d'abord parce que plusieurs marchés sont en cours, ensuite parce que des réflexions sont menées par exemple concernant la voix sur IP. En outre, personne ne s'est senti prêt à prendre le leadership sur le sujet. On y verra plus clair dans un an. » En revanche, la notion d'achat responsable n'a pas été oubliée. Un énorme appel d'offres de papier plus respectueux de l'environnement sera lancé a priori cette année et opéré par l'UGAP (lire notre article). Cinq des dix segments d'achats précités devraient intégrer des clauses favorisant la candidature d'entreprises de réinsertion. « On réfléchit dans quelle mesure on pourrait confier à l'avenir les fournitures de bureau (59 millions d'euros) aux ateliers protégés », illustre Jean-Baptiste Hy. Dès la phase de cadrage bouclée, les premières actions seront démarrées dans la foulée. Car Jean-François Copé veut des résultats pour mai. Le soufflet retombera-t-il après les échéances électorales ? Le patron de l'ACA est conscient du risque. « C'est vrai que le projet avance en raison du calendrier. Mais quel que soit le gouvernement, les gestionnaires ont compris qu'ils avaient intérêt à acheter mieux et moins cher. C'est acquis. L'impulsion existe aussi grâce au travail interministériel mené par la DGME. Il ne faut pas oublier que tout ceci est très nouveau. Les acheteurs de l'Etat n'avaient pas l'habitude de se parler, de travailler ensemble jusqu'ici. La mayonnaise a pris. »