A 21 printemps et une licence professionnelle « organisation et gestion des achats » délivrée par l'IUT de Chartres en poche, Sébastien Pinchon devient, en juin 2006, après quatre mois de stage et un CDD, acheteur public à la cellule achats marchés de la CCI du Mans. Autant dire que le recrutement de ce jeune diplômé peu expérimenté était un pari pour la chambre consulaire. Formé aux techniques de l'achat, il doit en revanche apprendre "sur le tas" les règles de la commande publique. Son apprentissage se fait avec l'appui du directeur général, juriste de formation et de son assistante. Coup de pouce supplémentaire, il reçoit le soutient de réseaux de l'achat public notamment le réseau CCINET de l'ACFCI où les échanges d'expériences et de savoirs sont une source de richesse inépuisable pour débuter dans la fonction. Handicap supplémentaire, les principes de la commande publique ne sont pas toujours bien mis en œuvre par la chambre.

L'unique référent en matière de marchés publics

Pour ce jeune acheteur peu aguerri à la complexité du code des marchés publics, la mission d'implanter une cellule achats-marchés n'est pas aisée. Seul pour gérer l'ensemble des marchés de la chambre, il doit dès le départ établir une relation de confiance avec les services concernés. C'est pourquoi Sébastien Pinchon préfère s'engager dans une démarche de sensibilisation. Il lui faut persuader de l'intérêt qu'il y a à mutualiser les commandes plutôt que de pratiquer les achats "sauvages" sans contrôle juridique ou presque. Accompagné du directeur général, l'acheteur de la cellule propose son aide pour la rédaction des CCTP, en particulier en vérifiant la conformité des exigences fonctionnelles aux règles des marchés publics. La gestion de l'ensemble des marchés n'est pas de tout repos puisqu'elle implique de suivre la procédure des passations de "A à Z", c'est-à-dire de la préparation à l'exécution du marché et pour des achats aussi divers que variés, allant de l'achat de papier aux travaux en passant par les contrats d'assurance. Pour alléger sa charge de travail, l'assistante du DG s'occupe de lancer certains marchés. Cet encadrement juridique des marchés conduit petit à petit à un élargissement de ses missions puisqu'il se consacre aussi désormais à la gestion des réclamations, des contentieux, au contrôle de gestion.

Améliorer les processus de façon continue

Dépendant directement de la direction générale, sans intermédiaire comptable ou autre, la cellule achats-marchés occupe une place stratégique dans l'organigramme de la Chambre. Sébastien estime pour sa part que ce positionnement apporte un gain de réactivité et de souplesse indispensable, et optimise la vision transversale de la fonction. La cellule travaille également à développer la qualité des achats, grâce à des procédures tracées et transparentes. Dans un souci d'amélioration continue, elle n'hésite pas à tirer les leçons des éventuelles défaillances de la procédure. Aucune démarche officielle n'avait été mise en place en matière de bons d'admission et de réception. C'est chose faite puisque une note de service est en cours d'élaboration pour encadrer le processus. Aujourd'hui la cellule s'engage dans une nouvelle quête : promouvoir la dématérialisation auprès des entreprises. L'organisation de sessions de formations est une étape clé pour les persuader. Reste à savoir si elles sauteront le pas de l'offre électronique.