« En moins de dix ans, une véritable fonction achats a émergé dans le secteur public. Auparavant il y avait un technicien qui prescrivait le besoin et un juriste qui passait le marché. Le nouveau Code, encore plus pratique, ne règle pourtant pas tous les problèmes. On peut faire le plus beau marché du monde : si le besoin est inadapté, cela ne sert à rien Et on ne peut pas optimiser la fonction achat sans réfléchir plus globalement aux besoins de l’organisation. » Le constat établi par Thierry Papillon, acheteur ô combien expérimenté, ancien sous-directeur des achats de l’établissement central de soutien de la Délégation générale à l’armement (DGA) et qui rejoindra la Mission interministérielle France achats à partir du mois de juillet, a certainement été partagé par tous les praticiens présents lors du débat organisé le 13 juin dernier sur la professionnalisation et l’optimisation des achats publics par le Forum européen de l’administration électronique et BearingPoint. Ces derniers ont sans doute aussi été impressionnés par le travail mené en profondeur par la SNCF (budget achats d’environ six milliards d’euros, 25 000 marchés par an), laquelle a peut-être creusé un sillon que suivront beaucoup de pouvoirs adjudicateurs. Car l’établissement public à caractère industriel et commercial, qui est soumis aux directives européennes et à l’ordonnance du 6 juin 2005, a transformé sa fonction achats en quelques années. Comme souvent, tout est venu d’une décision du président, en l’occurrence Louis Gallois - qui a quitté l’entreprise en 2006 -, de réaliser des économies. Le programme Talent, démarré fin 2002, avec un objectif affiché de 400 millions d’euros en cinq ans, a déclenché une petite révolution. L’entreprise publique a jeté aux orties son approche purement administrative, résumée autour du triptyque : la rédaction d’un cahier des charges, la publication d’un avis, sorte « de bouteille à la mer », et l’attribution.

Des acheteurs qui n’achètent pas

« On ne fonctionne plus comme cela. Un achat ne se résume pas au respect de la réglementation, même si la performance juridique fait partie de la performance de l’achat. Ce n’est pas non plus la recherche du toujours moins cher, car l’achat le moins cher, ce ne plus acheter. La question essentielle c’est désormais : achète-t-on le juste besoin ? », a expliqué Bernard Claro, directeur des achats de la SNCF depuis 2003, qui s’est inspiré de certaines méthodes du privé, adaptées aux spécificités du secteur public. La fonction achats s’est surtout organisée en fonction des clients internes. La direction a aussi regroupé ses antennes régionales, au nombre de 23, en 7 entités interrégionales. Et a dégagé du personnel pour établir une programmation. « Avec 23 petites structures, on ne pouvait pas mettre notre projet en place. Grâce à la mutualisation, on dispose de planificateurs qui identifient les besoins émergeants plusieurs mois, voire plusieurs années avant la demande », a illustré Bernard Claro, persuadé que la fonction nécessite du temps : acheter dans l’urgence coûte généralement très cher. Une région a ainsi atteint le taux de 80% de besoins planifiés. Pour être force de propositions, améliorer le service, la SNCF dispose également d’acheteurs « famille ». « Ce sont des acheteurs qui n’achètent pas, qui prennent du recul, qui regardent ce qui se fait dans chaque famille pour voir comment améliorer le service, acheter mieux et moins cher». Toujours dans cette logique, l’entreprise publique a démarré les projets OPTI. « On se met autour d’une table avec des personnes dédiées à un sujet, provenant de toutes les directions. Une feuille de route est fixée avec un comité de pilotage. Et on passe en revue les achats du secteur que l’on cherche à optimiser, en examinant les prix, les quantités… ». Si actuellement une petite dizaine de projets OPTI est en route, la démarche devrait se généraliser avec le lancement du programme Talent 2. La facette formation des équipes n’a pas été oubliée puisque la SNCF a ouvert un « campus achats ». Comme l’a affirmé avec force Bernard Claro, « acheter c’est un métier. On n’arrive pas un matin en s’instituant acheteur. »