Les mois de septembre passent et se ressemblent. Qui n'a pas vécu l'achat de fournitures et de livres ? Avec la prise en charge de ces achats par les établissements et les collectivités, les parents sont soulagés d'un rite. La démarche effectuée par les administrations publiques a moins de charme et ne suit pas le même calendrier. Il faut bien tenir compte des délais nécessaires à la passation et l'exécution des marchés publics, code oblige. Si la définition des besoins est loin d'être aussi précise que pour d'autres domaines d'achats, il est un point sur lequel les acheteurs scolaires ne transigent pas : la programmation et la livraison. Pas question de faire une rentrée sans matériel ! Juin et juillet sont les mois les plus dépensiers de l'année. Les administrations les plus prévoyantes préparent leurs marchés dès février ou mars, les plus à la traîne attribuent les contrats en juin. Les communes, disposant il est vrai de services dédiés aux achats, semblent sur ce point mieux organisées. Dans les collèges ou lycées, on attend facilement les dernières semaines d'école pour se pencher sur la question.

Autre différence de planning : la nature des achats. Les fournitures, lorsqu'elles sont achetées par les communes, entrent la plupart du temps dans le cadre de procédures classiques, d'ailleurs quelque fois couplées avec l'achat de fournitures de la collectivité. Leur planification est souple. Ces marchés à bons de commande peuvent être passés sur plusieurs années. Il n'en va pas de même pour les manuels scolaires qui ont leur calendrier annuel spécifique. En juin, on attribue le contrat et en juillet on commande les livres pour une livraison fin août. « Les fournisseurs sont habitués », assurent les acheteurs. Les couacs sont rares. Pour la rentrée 2007/2008, le lycée Louis Pergaud à Besançon (2700 élèves, Doubs) a par exemple lancé sa publicité début juin et retenu le libraire la première semaine de juillet, avec une commande prévue pour le 15 juillet. « Nous en commandons toujours un peu plus, explique Jean-Yves Le Coz, l'intendant. S'il y en a trop, le libraire les reprend. S'il n'y en pas assez, nous en recommandons. C'est prévu dans le cahier des charges. J'impose un jour de livraison précis. Cette année, ce sera le 27 août. Mais on ne peut pas en vouloir au libraire s'il y a un problème avec l'éditeur. Il n'y a jamais de gros soucis car les libraires comme les éditeurs sont rodés. »

Dates de livraison imposées

Spécificité du secteur : les administrations n'achètent jamais directement chez un éditeur. Et pour cause, les éditeurs ne procèdent pas à la vente directe, ils passent par des centres de distribution, des libraires ou des grossistes. La profession a aussi ses spécificités calendaires pour l'envoi des spécimens aux enseignants qui peuvent expliquer en partie les commandes aussi tardives. Pour l'école élémentaire, les nouveautés sont publiées avant fin mars, date à laquelle les municipalités votent le budget des achats de manuels pour la rentrée suivante. Pour les collèges et les lycées, les ouvrages sont envoyés au plus tard début mai dans les établissements. Les livres doivent pourtant arriver dans les établissements avant la rentrée. Les conditions de livraison sont un critère primordial. Les marchés de manuels scolaires imposent des dates, ou à tout le moins, des périodes de livraison, en général lors de la deuxième quinzaine d'août.

Les libraires sont tellement habitués que ces conditions « ne constituent pas un critère de différenciation entre les fournisseurs », souligne d'ailleurs Nicole Bezard du lycée professionnel Erik Satie (Paris). Aussi certains gestionnaires, comme Sandrine Silga, du collège Alfred de Musset à Patay (420 élèves, Loiret), se montrent vigilants « sur les conditions d'échanges en cas de surplus de livres, de réapprovisionnement ou en cas de problème avec un éditeur ». Autre particularité, la durée de vie d'un livre est, en moyenne, de trois à cinq ans. Si les établissements passent des marchés chaque année, ils ne rachètent pas tous les livres. Ils varient en fonction des niveaux de classes et des programmes scolaires qui eux aussi changent après quelques années. « En général, notre hiérarchie connaît les dates de changement des programme, dévoile Jean-Yves Le Coz. Nous évitons donc d'acheter des manuels neufs l'année précédent une modification. Ce n'est pas toujours évident. Si on a besoin de changer à la dernière minute, on peut commander à la rentrée. »