322.000€ HT c'est le montant du dialogue compétitif que vient d'achever l'école nationale vétérinaire de Toulouse (ENVT) pour la modernisation de ses équipements téléphoniques. Le montant du marché est important pour l'école mais « c'est un super prix » confie Charly Justaut, le responsable des achats, au regard de la taille de l'ENVT dont la superficie avoisine les 57 hectares. Après avoir attribué l'assistance à maîtrise d'ouvrage au cabinet Oria, et une fois les enquêtes d'opportunité et le planning définis, le service achats en partenariat avec le service informatique a pu démarrer en mars 2007 le dialogue compétitif. Le calendrier a été serré. Le responsable achats souhaitait que le dialogue se déroule rapidement. Il constate que certaines procédures durent parfois deux ans. « Les deux parties jouent au jeu du chat et de la souris : d'un côté la collectivité qui demande une solution et de l'autre l'entreprise qui attend un CCTP ». Au final, sur 5 candidatures déposées, 4 ont été retenues. L'entreprise écartée n'avait pas les qualifications nécessaires pour la partie initiale du projet qui concernait le réseau informatique. Le responsable achat regrette que seules des entreprises qui avaient déjà travaillé avec l'ENVT ont candidaté. « Nous aurions aimé plus de concurrence en amont... »

Un dialogue qui permet des solutions finales riches et étayées

Selon Charly Justaut, « la difficulté a été d'arriver à une solution avec un maximum de souplesse et de transparence ». Le dialogue compétitif s'est déroulé en trois phases. La première a été une visite sur les lieux. « Avoir une connaissance de visu est un élément fondamental pour appréhender l'ensemble des points du dossier et ce dans la mesure où 50 bâtiments sont concernés par ce marché », indique le responsable achats. Les deux autres phases sont des phases d'audition des candidats. Afin de respecter la confidentialité, il a été nécessaire de définir initialement ce qui relevait ou non du secret commercial. A l'issue de chaque audition des candidats, des réunions de traitement des questions ont été organisées. Un partage des réponses a été fait entre les réponses qui avaient une influence sur les autres décisions et celles qui n'en avait pas. Les premières n'étaient transmises qu'au seul candidat qui avait posé la question. Aucune des quatre entreprises n'a été éliminée au cours du dialogue. « Tout le monde a joué le jeu et est resté techniquement dans les clous », constate Charly Justaut. Il ajoute qu'il aurait été frustrant pour un opérateur de se trouver évincer alors qu'il n'a pas fini de parler. « Quand on n'a pas compris, on réexplique ». Laure Guitti, la responsable informatique, observe pour sa part que « les solutions techniques finales étaient riches et bien étayées et que le choix définitif s'est fait par rapport à l'offre commerciale, alors que la valeur financière ne représentait que 40% de la pondération ». Aucune prime n'a été allouée aux participants au dialogue.

« Obtenir une solution optimale en étant sur d'avoir tout vu et tout compris »

Au final le dialogue a été bénéfique pour les deux parties. Charly Justaut relève un certain nombre d'avantages à la procédure. Le premier bénéfice est l'expérience d'un choix efficace. Le dialogue lui a également permis de mettre en exergue les compétences des fournisseurs. Comme l'explique Laure Guitti « l'objectif du dialogue c'est d'arriver à A+B=C, le problème c'est qu'on ne sait pas comment y parvenir. C'est aux entreprises de défendre leur projet et de montrer que leur solution est la plus adaptée à notre besoin ». Cela se manifeste d'autant plus que les candidats ne sont pas enfermés dans le carcan du CCTP. Le troisième bénéfice de cette procédure est « d'obtenir une solution optimale en étant sur d'avoir tout vu et tout compris ». Le principal intérêt du dialogue est de faire évoluer, d'affiner un projet initial parfois flou. L'envergure du projet permettra également à l'école de « doper » son ouverture à l'international en matière de téléphonie. Du côté des candidats, le gain est aussi important. Le jeu en valait la chandelle. « Ils pourront faire état dans leur plaquette commerciale de cette installation, c'est une excellente vitrine pour eux », estime Charly Justaut. Le seul regret du responsable est que malgré une publicité important, aucune des entreprises présentes n'appartenait à la catégorie des PME.

Pour obtenir les pièces du marché : redaction@achatpublic.com