La négociation, tout le monde en parle. Mais tout le monde ne la pratique pas encore de façon, sinon systématique, du moins de façon généralisée. Au service départemental d’incendie et de secours (SDIS) de Loire-Atlantique, le président en charge de la CAO a souhaité que tous les agents administratifs et techniques impliqués dans l’achat soient formés à la négociation. Pas moins de 45 personnes (sur les 320 que compte le SDIS) ont ainsi reçu une formation découpée en quatre sessions de deux jour chacune, en partenariat avec le CNFPT. « La formation a abordé à la fois les aspects techniques et les aspects pratiques, en commençant par la négociation de manière générale, puis dans le secteur spécifique de la commande publique, explique Vincent Rauturier, le chef du service des marchés publics du SDIS. Nous souhaitions décloisonner le privé et le public en la matière car les problématiques sont globalement les mêmes concernant notamment la construction d’une relation de confiance avec les fournisseurs. » Un sondage effectué avant de décider de lancer la formation avait montré que seuls deux acheteurs, d’ailleurs issus du secteur privé, osaient négocier : « La formation a eu pour but de décomplexer les collègues souvent frileux, de les rassurer et ainsi de les inciter à discuter avec les entreprises », reprend-il.

Négociation sur la formule de révision des prix

La dernière session terminée en février 2010, les agents formés ont donc été invités à se lancer, mais le SDIS a préféré plus raisonnable d’agir par étapes. Ainsi, l’établissement s’est d’abord focalisé sur la négociation des prix, puis a ouvert le champ de la négociation aux aspects techniques des offres. « Cela a pris du temps, reconnaît Vincent Rauturier. Il a fallu que les agents se rôdent. Ce n’est que depuis le mois de novembre 2010 que nous arrivons à insérer dans le RC d’autres éléments que le prix à négocier, tels que par exemple les aspects fonctionnels d’un marché de fournitures. Par exemple, nous l’avons prévu pour notre prochain marché de logiciel de gestion des stocks. Les aspects fonctionnels de la prestation de pressing pour les vêtements ont également été discutés, ce qui nous a permis d’obtenir pour le même prix une meilleure traçabilité des nettoyages grâce à un système de codes barres. » La prochaine étape prévue consiste maintenant à affiner les formules de révision des prix ouvrant la porte à la négociation. « Dans le cas de l’appel d’offres pour le nettoyage des locaux, nous avons choisi trois indices de prix, signale le responsable. Notre souhait est en effet d’avoir des indices pertinents. Car chacun doit y trouver son compte. Très souvent, au moment de répondre, les candidats ne regardent pas attentivement ces formules de révision. Et lorsqu’ils estiment que l’équilibre du contrat est rompu, ils demandent une révision du marché en question, ce que l’on veut éviter. Ce n’est pas notre intérêt de mettre les sociétés en difficulté », ajoute-t-il.

La CU de Nantes et le SDIS de la Sarthe suivent le même chemin

Selon Vincent Rauturier, les résultats obtenus jusqu’à présent révèlent que la discussion des prix a permis au moins de rembourser le coût de procédure d’un MAPA de plusieurs lots, publicité et frais de gestion compris. A ce jour, les négociations se sont faites par écrit, via des méls, et quelques rares fois par téléphone. « Les discussions en vis-à-vis n’ont pas encore eu lieu, mis à part pour les deux acheteurs issus du privé qui eux ne craignent pas de le faire. Dans leur cas, on leur demande de nous rédiger un compte-rendu des entretiens effectués », indique le chef de service. Le personnel est, comme il se doit, muni d’un guide méthodologique pour le guider dans sa pratique et savoir jusqu’où il peut aller. « Un classement des offres avant négociation, ainsi que le compte rendu des éléments qui ont été discutés, avec parfois copie des mails et des réponses obtenues, sont demandés », spécifie-t-il. Le service des marchés vérifie de son côté que les questions posées ont été claires et précises et s’assure qu’aucune entreprise n’a été lésée. En effet, du fait de l’éclatement géographique des différentes directions du SDIS, chaque service technique exprime ses besoins, lesquels sont ensuite contrôlés par le service des marchés dès le seuil des 10 000 euros atteint. L’initiative du SDIS de Loire-Atlantique a fait des émules : la communauté urbaine de Nantes et le SDIS de la Sarthe ont emboîté son pas et mis en place la même formation pour leur personnel, réalisée avec le CNFPT.