Restructurer les dépenses pour acheter mieux. Pour y parvenir la commune de Lambersart (département du Nord, 29 000 habitants), s’est lancée, à l’été 2010, dans un diagnostic de ses achats de fonctionnement, soit 6,8 M€ sur 15,3 M€ d'achats. « Face à une stagnation des recettes, nous devions rechercher des pistes potentielles pour réaliser des économies. Les dépenses structurelles de fonctionnement de la ville qui représentent 50% de la section fonctionnement, nous sont apparues comme le terrain le plus propice, observe Christiane Krieger, conseillère municipale déléguée en charge de la commande publique. De plus, nous avions déjà l’expérience du diagnostic, puisque nous l’avions mis en œuvre il y a quelques années pour l’achat social », ajoute-t-elle. Ni une ni deux, la collectivité se lance dans le recrutement d’un cabinet spécialisé dans le déploiement de plans de réductions de coût. Après une mise en concurrence, la ville choisit fin août 2010, le cabinet Achatitude basé pourtant à Marseille. Pendant trois ans, le service marchés publics et les services opérationnels travaillent main dans la main avec les équipes d’Achatitude, pilotées par Laurent Deveze, ancien responsable des achats généraux de Gemalto. « La première phase, d’une durée de trois mois, a démarré en septembre 2010 avec la réalisation d’un diagnostic préalable, une cartographie des achats. Nous avons travaillé sur la structure des dépenses, les volumes des achats, explique Angélique Penin, responsable du service marchés publics à la ville. Douze familles d’achats sont concernées par le diagnostic parmi lesquelles l’informatique, les frais d’expédition, l’entretien des espaces verts, les contrats de maintenance, les fournitures de bureau, la téléphonie… ». Sur la base des résultats obtenus, un cahier de préconisations portant sur 36 marchés ciblés a été rédigé.

Des bonnes pratiques du privé au service du public

Pour la seconde étape, qui va durer trente mois, un planning trimestre par trimestre a été mis en place. Concrètement, il va s’agir de mettre en musique les recommandations formulées initialement. « Sur les 36 marchés prévus, 31 ont été initiés depuis le 1er janvier 2011. Nous avons préféré ne pas renouveler des marchés en fin d’année 2010 pour les intégrer dans la démarche », précise Angélique Penin. Les équipes d’Achatitude ont apporté dans leur besace des bonnes pratiques du privé. « Nous avons un œil extérieur, développe Eric Bompar, dirigeant d’Achatitude. Notre périmètre d’intervention s’étend de la définition du besoin à la fin de l’exécution du marché. Pour chacun des 36 marchés, nous reprenons avec le service prescripteur la définition des besoins : qu’est-ce-que je souhaite acheter ? Comment l’acheter ? Nous leur montrons notre méthode travail, afin qu’ils s’approprient la démarche », précise-t-il. Restructuration des marchés, marketing achats, analyse des prix pratiqués…, tout est mis en œuvre pour permettre une bonne définition du besoin et une ouverture du marché. « On essaye de simplifier l’acte d’achat. Cela passe, outre, par une meilleure définition des besoins, par des cahiers des charges plus pointus mais allégés, notamment au niveau du bordereau des prix unitaires (BPU). Nous avons fait le constat que les BPU pouvaient être améliorés. Par exemple pour le marché des faux plafonds, nous avions des BPU de 39 pages. Nous les avons retravaillés et avons proposé un BPU de 8 pages reprenant 80% des besoins, constate Eric Bompar. Nous leurs avons également proposé d’alléger leurs procédures : utiliser la souplesse de la procédure adaptée et la négociation plutôt que de se contraindre avec les règles de l’appel d’offres ». Les services ont bénéficié d’un accompagnement tant du service marchés publics que d’Achatitude dans la mise en œuvre de ces changements. « Nous leurs avons expliqué qu’il y avait une autre manière de traiter les marchés publics, d’appréhender les outils fournis par le code des marchés publics. S’il n’y a pas eu de réorganisation interne, la présence du cabinet doit les amener à modifier leur manière d’acheter, leur état d’esprit. Nous voulons avoir des référents marchés dans chaque service », détaille Christiane Krieger. « Nous souhaitons pérenniser la méthode mise en place par le cabinet au sein de notre collectivité. D’ailleurs, le service des marchés publics tend à devenir un service marchés publics/achat. A cette fin, un plan de formation à l’achat a été mis en place pour trois rédacteurs depuis 2010 », complète Angélique Penin.

20% de gains en moyenne

Un peu plus de six mois après le lancement de la phase 2, les premiers résultats sont encourageants. « Les économies réalisées ont largement dépassé celles prévues dans l’audit », remarque Eric Bompar. La responsable du service est plus que satisfaite. « Sur les 31 marchés, nous avons réalisé en moyenne 20 % d’économies. Sur les 10 marchés déjà notifiés, deux n’ont pas engendré de gains. Nous avons une fourchette allant de 0% à 46% d’économies ». Qui dit économies, dit rémunération du cabinet. Donc a contrario, pas d’économies, pas de rémunération ! « Marchés par marchés, nous avons déterminé un pourcentage de rémunération fixe en fonction des gains générés », relève Angélique Penin. « La première phase a fait l’objet d’un prix. En revanche, pour la seconde phase, nous avons convenu d’un partage des gains avec la personne publique. Nous nous sommes entendus sur la notion d’économies, notamment en comparant les pris des anciens marchés avec les prix pratiqués aujourd’hui. Nous ne sommes pas des cost killers, constate le dirigeant d’Achatitude. Nous cherchons surtout à pérenniser les économies sur la durée de notre mission. Dans la majorité des cas, nous intervenons sur des consultations dont la rémunération est forfaitaire et proportionnelle aux volumes financiers en jeu des marchés à traiter. Notre action à la ville de Lambersart est une première tant par la méthode de rémunération aux résultats que par le périmètre d’action qui est un véritable poème à la Prévert. Le maire, Marc-Philippe Daubresse, souhaite un véritable accompagnement sur trente mois et non une action sur quelques marchés ponctuels. Dans l’esprit, c’est très sain d’intervenir sur l’ensemble des marchés, car cela témoigne de la volonté de la collectivité de mettre en œuvre un véritable plan de réduction des coûts », observe Eric Bompar.