Au mois de mai dernier, Angers Loire Métropole, la ville et le CCAS angevins ont attribué un accord-cadre pour la location de photocopieurs et d’imprimantes de proximité. Une petite révolution en vérité. Car ici comme ailleurs, tout le monde, auparavant, s’occupait un peu du sujet, qu’il s’agisse des commandes, des contrats ou des consommables : le service imprimerie, la direction des systèmes d’information, le service éducation s’agissant des écoles, le CCAS pour son propre compte, etc. Fin 2008, Hubert Dugas, responsable des achats, récupère le bébé et lance un projet éditique, avec un volet optimisation des moyens d’impression. Treize millions de copies, 1900 points d’impression et 400 photocopieurs pour 2400 postes, soit une dépense annuelle de 588 000 euros (ville, agglomération et CCAS confondus), c’est finalement un sujet en soi. Le parc, en partie loué, en partie acheté, se caractérise par son hétérogénéité. Toutes les marques et les types de machines sont représentés. Pour le groupement de commande, les objectifs sont clairs : il s’agit de faire maigrir le stock et de privilégier la mise en réseau, jusqu’ici quasi-impossible en raison de la disparité du matériel, difficile à configurer ou à interconnecter. Avec évidemment, en filigrane, un retour sur investissement en terme budgétaire. L’acheteur angevin commence par mettre tout le monde autour de la table. Un comité ad hoc regroupe tous les intervenants précités, plus le service chargé du conseil en organisation. Avec l’aide d’une SSSI chargée d’animer la démarche, un état des lieux est effectué, accompagné d’une réflexion sur les besoins sortant de l’ordinaire, puisqu’on demande aux services de remplir un tableur en se projetant sur trois ou quatre ans et en anticipant les évolutions liées à leur travail. Une sorte d’inventaire rectifié. « Ce n’est pas une gymnastique facile d’avoir cette vision à terme, admet Hubert Dugas. Mais les services sont très exigeants. Alors pourquoi demander tel ou tel matériel ? Et pour faire quoi ? ». Le résultat des courses permet d’avoir un panorama plus précis de la situation.

Le nouveau matériel présenté au show-room

Si les services centraux ont trop d’équipements, leur efficacité reste à démontrer. Du côté des services décentralisés, c’est le contraire, il n’y a pas assez de matériel. La radioscopie permet aussi d’exclure du périmètre les besoins métiers trop spécifiques. Les fichiers collectés sont compilés, avec toujours en arrière-plan la logique de réduction des coûts, puis transmis à la DSI pour validation technique. Le plan de rationalisation (43% de machines en moins) s’accompagne d’une implantation d’un matériel multifonctions (80% en réseau). « Il faut que les gens apprennent à partager, même entre directions différentes », estime Hubert Dugas. Le scénario est retenu est celui de la location. A charge pour le(s) fournisseur(s) retenu(s) de mettre à disposition des photocopieurs et des imprimantes toujours en état de marche. Pour choisir ses prestataires, le groupement de commande concocte un accord-cadre multi-attributaire de quatre ans un peu particulier, puisque la partie copieurs est en coût copie, tandis que la partie imprimantes est à la fois en coût copie et en coût location. Trois prestataires sont retenus pour le premier lot, quatre pour le second. « Peu de constructeurs se sont manifestés », regrette Hubert Dugas. Le premier marché subséquent vient d’être notifié. Les trois entités publiques peuvent se frotter les mains puisque la réduction de la facture à 450 000 euros annuels devrait être atteinte. Prévu sur quatre ans, le déploiement débute à la rentrée avec la direction des archives et de la documentation. « On va profiter de la rénovation de son bâtiment. L’installation servira de vitrine. » Viendra ensuite, sur le planning, le site de la DRH. En attendant, l’ensemble du personnel pourra se familiariser avec le nouveau matériel au show-room (1) où des échantillons seront présentés. A Angers, rien ne se perd. La preuve : imprimantes et photocopieurs obsolètes seront revendus en ligne aux enchères (2).

(1) Lire notre article : Angers fait son « show » room

(2) Voir le site angevin sur le portail agorastore