Un guide de dématérialisation des marchés publics à usage des entreprises

Brève

 31/05/2021

Le Medef vient d’actualiser son guide pratique "Dématérialisation et numérique dans les marchés publics". « L’enjeu de la dématérialisation est primordial, tant pour les entreprises que pour les acheteurs », expliquent Gilles de Bagneux (Président du Comité Présidente du groupe de travail de la Commande publique) et Françoise Vergriète-Matringes (Présidente du groupe de travail Dématérialisation des marchés publics) du Medef. D’où cette nouvelle édition, revue en fonction des évolutions législatives et réglementaires.
Les auteurs insistent sur la nécessaire organisation des entreprises :

se former à la réponse électronique sur les différentes plateformes ;
prévoir une copie de sauvegarde dans certains cas ;
se procurer un certificat de signature électronique ;
se familiariser avec le Dume ;
prévoir de nommer les fichiers envoyés dans les plis électroniques ;
tenir compte des informations fournies par les données essentielles ;
déposer leurs demandes de paiement sur le portail « Chorus Pro » ;
être attentives aux autres textes qui concernent la dématérialisation ;
être informées du BIM dans le secteur de la construction.

Parmi les conseils prodigués aux entreprises, le guide recommande de créer une boîte mail dédiée aux marchés publics et accessible à plusieurs personnes dans l’entreprise et, pour chaque marché, indiquer à l’acheteur le nom d’une personne physique dédiée et son adresse mail afin d’être informé des modifications et précisions apportées aux documents de la consultation.
Si l’entreprise est située en zone blanche, « l’envoi d’une copie de sauvegarde est fortement recommandé ».
Signature électronique - S’agissant de la signature électronique, les auteurs rappellent que le certificat de signature électronique est lié à l’identité d’une seule personne physique : il ne peut être utilisé par plusieurs personnes. En conséquence, il faut d’une part, penser à renouveler le certificat (« ce n’est pas automatique »), d’anticiper les périodes de vacances et les délégations de pouvoirs et de révoquer le certificat de signature auprès du prestataire en cas de départ de l’entreprise du détenteur d’un certificat (« c’est à l’entreprise d’effectuer la démarche»).

Le guide du Medef aborde aussi « les autres sujets qui peuvent impacter la dématérialisation», à savoir le protection des données personnelles et la cybersécurité. Il alerte notamment sur « l’ampleur sans précédent des rançongiciels depuis janvier 2020 » et les mesures de réduction des risques à prendre.

Télécharger le guide pratique « Dématérialisation et numérique dans les marchés publics » Medef – Mai 2021