Certaines actions, au vu des circonstances, apparaissent inéluctables. La ville de Puteaux a beau faire partie des communes les plus riches de France, à l’instar de bien d’autres administrations, elle s’est, elle aussi, attelée à réduire ses dépenses en cherchant à rationaliser ses achats. C’est notamment à la faveur d’un rapport de la chambre régionale des comptes remis en 2007 et pointant un certain nombre de dysfonctionnements, que le maire, Joëlle Ceccaldi-Reynaud, et son équipe, ont décidé de revoir l’organisation et les méthodes d’achat pratiquées au sein des services. L’augmentation des coûts de la municipalité suite aux investissements réalisés et le projet de réforme de la taxe professionnelle ont conforté la direction dans cette voie. Le chantier a démarré par un audit, réalisé par deux cabinets extérieurs différents : le premier, Factéa, s’est chargé de l’analyse de l’existant, tandis que le second, Ineum Consulting, a fait de l’accompagnement au changement. La création d'une direction de la commande publique bicéphale en mai 2008, laquelle rassemble le service des marchés publics (5 personnes dont 3 juristes) et le service des achats (6 personnes également), puis l’adoption en conseil municipal d’objectifs concrets en matière d’achat, au mois de novembre de la même année, ont donné la première véritable impulsion à la réorganisation de cette activité, considérée désormais comme un support majeur de la politique publique globale de Puteaux. Preuve de l’importance stratégique des achats, la direction de la commande publique est directement rattachée à la direction générale de services. 

Le formalisme superflu aux orties

Du fait de sa globalité, la démarche engagée implique un changement culturel de la part des services. Depuis de très nombreuses années, en effet, les agents concernés étaient habitués à un fonctionnement décentralisé, le service des achats ne s’occupant que de l’approvisionnement des uns et des autres. La ville a donc commencé par redéfinir les rôles de chacun et assigner à chaque service une mission claire et précise. Au mois de mars 2009, une cinquantaine d’agents a été sensibilisée aux enjeux de la ville en matière de commande publique : « Un premier volet a consisté à leur rappeler les notions juridiques fondamentales et les points réglementaires les plus importants. Le deuxième volet de cette sensibilisation a porté sur les objectifs que nous souhaitons atteindre et les implications que de tels objectifs  représentent pour les agents », explique Amel Kherchouch-Havrin, la directrice de la commande publique. « Nous avons fait le choix de nous en tenir strictement à ce que le code des marchés publics impose, poursuit-elle. Un certain nombre de formalités chronophages qui n’avaient jamais été remises en cause ont disparu, comme par exemple la présentation en CAO de tous les MAPA supérieurs ou égaux à 4 000 euros et la délibération du conseil municipal pour faire adopter le DCE des marchés formalisés. Nous avions tout un tas de validations internes superfétatoires qui ralentissaient  le circuit de décisions. Nous avons par ailleurs profité des allègements autorisés par la loi pour l’accélération des programmes de construction et d’investissements publics-privés pour déléguer au maire la signature de l’ensemble des marchés. La suppression de la double enveloppe nous a également permis de gagner un temps précieux, deux à trois semaines pour chaque marché », commente la responsable.

Avancée pas à pas

« Il a été demandé aux agents de profiter du temps gagné pour le consacrer à l’amélioration de l’analyse des besoins et à une meilleure connaissance des fournisseurs. Nous leur avons également demandé de faire du benchmarking et de négocier dès que le code le permet », ajoute-t-elle. « Nous ne sommes qu’à la première étape de ce changement de pratiques. Nous avançons progressivement. Pour l’instant, nous demandons au personnel de faire au moins une négociation par fax et de discuter du prix. Mais même avec des négociations a minima, nous avons obtenu une réduction des prix. En moyenne, nous obtenons une baisse de 6,5% par rapport à l’offre initiale. La prochaine étape, qui débutera dans le courant de l’année 2010, consistera à professionnaliser le personnel sur la négociation en leur apprenant à discuter d’autres critères que le seul prix. Deux acheteurs formés à la négociation vont les y aider », détaille Amel Kherchouch-Havrin. Comme on peut s’y attendre, les services n’avancent pas tous à la même vitesse. Certains sont à la traîne, d’autres ont emboîté le pas rapidement. « Le service des achats est moteur dans cette démarche. Il a été le laboratoire d’expérimentations à l’occasion du renouvellement de certains marchés emblématiques. Les résultats positifs obtenus, grâce à la négociation, ont ainsi été communiqués aux autres services. Avoir des exemples concrets à l’appui en interne nous aident à faire adhérer les gens », estime-t-elle.

Montée en charge du développement durable

L’harmonisation du parc de photocopieurs, qui a permis de réduire la facture de la ville de 46% pour la partie location et de 27% pour la partie maintenance, sans diminuer le nombre d’appareils, fait partie des exemples significatifs sur lesquels la directrice de la commande publique s’appuie pour démontrer la pertinence des changements demandés. Enfin, la collectivité souhaite accroître la part de ses achats incluant des critères de développement durable. Sur ce sujet, c’est le service des marchés publics qui est en première ligne : « Il est là pour rappeler aux agents qu’ils ne doivent pas oublier de prendre en compte la dimension sociale et/ou environnementale dans les marchés qui le permettent. Les acheteurs concernés sont présents pour seconder les services dans la rédaction de ces critères », indique Amel Kherchouch-Havrin. Le marché de la voierie est le premier à avoir intégré un critère social dans la sélection des offres et l’exécution de la prestation avec l’obligation de réserver 5% des heures du contrat à des personnes éloignées de l’emploi. « Pour faciliter la tâche de tout le monde et harmoniser les pratiques, les services devraient être équipés bientôt d’un logiciel de gestion des marchés publics », souligne la directrice avant de conclure : « Nous avons mis en œuvre des actions qui peuvent apparaître minimes pour d’autres collectivités plus avancées que nous. Mais c’est un premier cap qui va nous aider à passer à la vitesse supérieure ».