Gérard Renaud, le directeur de la commande publique d’Antibes, n’est pas peu fier que sa ville fasse partie des gagnants de la deuxième édition des trophées de la commande publique (1). D’autant plus qu’il avoue avoir hésité jusqu’au dernier moment avant de transmettre la candidature de sa collectivité : le dossier a été envoyé trois heures seulement avant la clôture définitive du concours ! La surprise et le plaisir de recevoir le premier prix dans la catégorie « performance de l’achat » n’en ont été que plus grands pour l’équipe municipale qui a été récompensée pour la politique volontariste qu’elle mène depuis 2008 en matière de négociation : c’est devenu une obligation dès que le code des marchés publics le permet (2). Cette politique, mûrement préparée, a été précédée d’un gros travail de réorganisation des achats, de refonte de la nomenclature et de rédaction d’un guide interne, qui a débuté quelques années plus tôt. La négociation en est l’aboutissement. La globalité de la démarche fait d’ailleurs partie des éléments qui ont séduit le jury, tout comme son pragmatisme, la possibilité de répliquer l’initiative et son aspect démocratique.

Des formations assurées en interne

De fait, la formation à la négociation n’a pas été réservée à une poignée de praticiens. Elle a concerné une cinquantaine d’agents. « Il n’y a pas à proprement parler d’acheteurs chez nous, explique Gérard Renaud. L’acte d’achat est assuré par les services gestionnaires, tandis que la direction de la commande publique contrôle que les marchés soient passés dans les règles de l’art. Tout ce qui relève de la procédure a été recentré au sein de la direction de la commande publique, tandis que l’expression des besoins, la rédaction des clauses techniques et la négociation relèvent des services gestionnaires », poursuit le directeur. Les formations se sont déroulées sur une journée à chaque fois, par petits groupes hétérogènes d’une dizaine de personnes. Ce sont deux personnes de la cité azuréenne qui ont assuré les sessions : « Il s’agit de la responsable de l’unité passation des marchés, qui a elle-même suivi en amont une formation à la négociation, et du responsable de la gestion administrative qui se trouve être également formateur pour un organisme extérieur », indique-t-il. Selon le chef de la commande publique, la méthode a eu pour avantage d’identifier les difficultés des agents antibois et d’aborder la négociation à partir de cas concrets de marchés passés par la ville. « L’objectif des formations était de sécuriser les gens et les contrats à venir en leur expliquant ce qu’ils peuvent dire et faire avec les candidats dans le cadre d’une négociation », complète Gérard Renaud. Compte tenu la décentralisation des commandes, la ville n’a pas retenu de référents pour la négociation. Chaque service dispose de plusieurs gestionnaires qui sont susceptibles d’entrer en discussion avec les fournisseurs.

Travail en équipe

Le service de la commande publique a rédigé un guide sur la négociation pour les y aider : « Sans document support, il reste souvent peu de choses des enseignements d’une formation, estime le responsable. C’est pourquoi nous avons rédigé ce guide qui a été conjointement élaboré par l’unité passation de ma direction, dirigée par Alexandra Artis, et le service de la gestion administrative des marchés, dont Anne-Cécile Guelfucci est responsable », mentionne le responsable. La plupart des négociations entreprises s’effectuent par téléphone et par mails. Le contact de visu est rare car il est chronophage : « Il est plutôt réservé à certains marchés financièrement élevés ou dont l'objet s'y prête », précise Gérard Renaud. S’agissant de la procédure de négociation elle-même, la ville procède en deux étapes. Une première permet aux opérationnels d’écarter d’emblée les offres qui sont en dehors des clous par rapport aux besoins de la ville, en collaboration avec la direction de la commande publique : « Cela donne l’occasion d’un échange entre nous sur les éléments qui pourront être négociés », énonce-t-il. Le prix n’est en effet pas le seul paramètre de discussion. « La marge de manœuvre peut porter dans certains cas sur la qualité de l’offre uniquement. C’est du cas par cas », ajoute-t-il.

Un rapport d’analyse pour sélectionner l’attributaire

Une fois cette pré-analyse opérée, le service gestionnaire mène seul la négociation, sous l’œil vigilant de la direction de la commande publique qui veille à ce qu’il n’y ait aucune rupture d’égalité entre les candidats et que les notes attribuées soient cohérentes avec les critères et les sous-critères du marché. Cette dernière est en copie des mails envoyés aux entreprises et vise tous les documents avant leur envoi. Une fois la procédure terminée, les prescripteurs établissent un rapport d’analyse soumis au service de Gérard Renaud : « On se met d’accord sur la version définitive du document et le choix de l’attributaire et on le valide », précise-t-il. Selon l’acheteur, les cas de discordes entre le service gestionnaire et le service de la commande publique sont rares. Quant à la pratique de la négociation, elle entre dans les mœurs : « La ville a beaucoup progressé. Certains fonctionnaires se sont appropriés cette activité et aiment la pratiquer », confesse-t-il. Gérard Renaud tient à signaler l’existence d’un comité de pilotage qui se réunit deux à trois fois par an et qui rassemble les directions générales adjointes. « C’est une structure d’information sur les marchés publics au sein de laquelle nous confrontons nos expériences et nous parlons naturellement de la négociation. Etant donné que l’élaboration, la passation et la gestion financière des marchés est centralisée, il a fallu qu’entre contrepartie les personnes puissent avoir l’occasion de s’exprimer sur les marchés publics, ce que permet ce comité », ajoute-t-il.  La ville ne compte pas s’arrêter en si bon chemin. Elle a prévu d’organiser une formation annuelle sur la négociation, afin notamment de former les nouveaux venus dans la collectivité. Elle envisage par ailleurs de monter un cycle expert sur ce thème pour certains. Enfin, elle entend développer à l’avenir la passation d’accords-cadres, « un excellent instrument d’achat », selon Gérard Renaud.

(1) lire : Trophées 2009 : Strasbourg, Antibes et CHU de Fort-de-France sur le podium

(2) lire : Antibes donne la priorité à la négociation

Télécharger le guide interne des achats  Guide interne des achats de la mairie d'Antibes (218.27 kB)