Le sourcing étant désormais inscrit dans les tables de la commande publique, la question de sa bonne utilisation, sans crainte de distorsion de concurrence, fait partie des préoccupations montantes des acheteurs. L’article 4 du décret du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics autorise, en effet, l’acheteur à « effectuer des consultations ou réaliser des études de marché, solliciter des avis et informer les opérateurs économiques de son projet et de ses exigences » pour préparer la passation d’un marché. La 175ème session d’études de l’APASP sur la réforme des marchés publics, qui s’est tenue à Paris, les 3 et 4 octobre 2016, s’est fait l’écho de cet intérêt en invitant Aude Boilley-Rayroles, la directrice des Achats Centraux Hôteliers, Alimentaires  et Technologiques (ACHAT) à l’APHP, à faire part de son expérience dans ce domaine. Pratiqué en interne depuis un moment déjà au sein de son établissement, le sourcing est considéré par l’acheteuse parisienne comme « un moyen de consolider les stratégies d’achat. » Elle l’envisage surtout sous la forme de  rencontres de visu avec les entreprises. C’est en tout cas sous cette forme qu’elle l’appréhende.

Améliorer l’expression du besoin, recueillir des informations majeures pour la construction de la politique d’allotissement, détecter les OAB

Les atouts du sourcing sont, pour cette praticienne, de trois ordres : améliorer l’expression du besoin, recueillir des informations majeures pour la construction de la politique d’allotissement de la personne publique avant de lancer son marché, mais aussi détecter les stratagèmes d’offres anormalement basses. Le sourcing est également, selon la directrice, un bon moyen de tester les formules de révision des prix envisagées. Autres avantages cités par  Aude Boilley-Rayroles : « informer les fournisseurs des règles de la commande publique et des circuits de commande et d’approvisionnement du pouvoir adjudicateur », indique-t-elle.  C’est une phase de l’achat pertinente pour expliquer, par exemple, à de potentiels candidats comment répondre à un marché en ligne et obtenir le certificat de signature électronique. Ceci explique peut-être cela : ACHAT est certifié iso 9001 sur le management de la qualité, fondé sur l’écoute de ses clients. A ce titre, la structure dispose d’une charte à l’usage des acheteurs que tous les acteurs de la structure signent en prenant leur poste.

Formaliser sa stratégie de sourcing

Pour rencontrer les entreprises en toute sérénité, sans craindre un éventuel contentieux, l’APHP formalise sa stratégie de sourcing, bien en amont de ses démarches, et bien sûr, bien avant la publication d’une consultation. Cette formalisation est un gage de sérénité pour les acheteurs qui ne craignent pas  d’accueillir les demandes de rendez-vous spontanées : « Il faut faire droit aux offres spontanées des entreprises  et organiser leur traitement », affirme Aude Boilley-Rayroles. L’APHP mobilise deux collaborateurs en interne pour les rencontrer. « Il faut être préparé à récolter les informations attendues, écouter les opérateurs et les questionner », développe-t-elle. Outre un meilleur recueil des informations communiquées, cette configuration à deux limite les risques de suspicion. Toute rencontre fait ensuite l’objet d’un compte-rendu écrit dont l’objectif principal consiste à améliorer l’expression du besoin.

Si nous recevons peu d’offres ou que nous comptons moins de trois offres conformes par lot, nous considérons que notre cahier des charges n’était pas clair

« Un sourcing utile doit permettre de retravailler la rédaction d’un cahier des charges afin qu’il colle mieux à la réalité du marché, poursuit-elle. Les praticiens doivent évidemment s’attendre à faire des entretiens très différents selon qu’ils rencontrent une PME ou un grand groupe. » S’agissant de marchés avec des besoins récurrents, ACHAT commence systématiquement par rencontrer le titulaire en cours ainsi que ses sous-traitants pour affiner l’expression de ses besoins. Sur ce sujet, mentionne l’acheteuse, deux indicateurs permettent de savoir s’il a été bien formulé : le nombre d’offres reçues et le nombre d’offres conformes : « Si nous recevons peu d’offres ou que nous comptons moins de trois offres conformes par lot, nous considérons que notre cahier des charges n’était pas clair et qu’il va falloir y retravailler », conclut-t-elle. La structure ACHAT gère chaque année près de 700 marchés, exécutés par plus de 400 fournisseurs différents, pour un montant global de l’ordre de 1,3 milliard d’euros.