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[Tribune] Audit commande publique de début de mandat : un outil de management autant qu'un outil politique !

"L'erreur à ne pas commettre est de croire qu'un audit de début de mandat doit être un document à charge contre la gestion passée" explique Mathieu Lhériteau (DGS de la Communauté d'Agglomération de Blois - AGGLOPOLYS). Il doit avant tout servir de fondation aux plans pluriannuels de de fonctionnement et d'investissement. Réalisé en interne ou par un prestataire extérieur, il faut commencer par rédiger un cahier des charges...

Dès 2014, dans l'ouvrage collectif « La gestion financière des collectivités locales, 100 jours pour réussir un mandat », l'audit de début de mandat a été présenté comme un outil de mobilisation des élus et des services, a fortiori lorsqu'il y a continuité politique.
 

Une photographie

Un audit de début de mandat est essentiel aux acheteurs publics afin de rendre visible les engagements pris et non encore soldés, mais aussi pour identifier les priorités des nouvelles équipes politiques


L'erreur à ne pas commettre est de croire qu'un audit de début de mandat doit être un document à charge contre la gestion passée. Un audit de début de mandat doit avant tout servir de fondation aux plans pluriannuels de de fonctionnement et d'investissement. Il est aussi un outil essentiel pour les acheteurs publics afin de rendre visible les engagements pris et non encore soldés, mais aussi pour identifier les priorités des nouvelles équipes politiques afin de lancer une démarche de veille stratégique sur leurs priorités et préparer le sourcing nécessaire.
L'audit de début de mandat permet de "prendre une photographie" des capacités financières de la collectivité et surtout des engagements en cours. En effet, une équipe nouvellement élue ou réélue a de nouveaux projets. Mais elle doit aussi clore les opérations lancées avant la fin du mandat précédent. Une première étape consistera à s'appuyer sur les rapports établis par le comptable public chaque année et par la Chambre Régionale des Comptes si un rapport récent a été rédigé. Le rapport du comptable ne sera pas suffisant pour identifier les engagements futurs, mais il donnera une vision rétrospective.

Rédiger un cahier des charges d'audit

Les services achat et commande publique devront être associés rapidement à cette démarche pour référencer les cabinets financiers compétents


Comme toute gestion de projet, il convient de bien clarifier la demande avant de lancer l'audit. Qu'il soit réalisé en interne ou par un prestataire extérieur, il faut commencer par rédiger un cahier des charges. Cette étape préalable de définition du besoin permettra aussi de mieux cibler les prestataires compétents. Les services achat et commande publique devront être associés rapidement à cette démarche pour référencer les cabinets financiers compétents.
Pour certaines collectivités, une analyse financière suffira. Pour d'autres, il faudra une expertise plus poussée sur les modes de gestion de certains services publics. L'objectif est de bien identifier les engagements pris à long terme. Si un contrat de délégation de service public a été signé, il faut en estimer les charges et les produits répartis sur toute la durée du contrat.  
Dans tous les cas, il est indispensable de procéder à une analyse des engagements comptables en dépense et en recette pour connaître les marges de manœuvres réelles de la collectivité. Cette analyse est encore plus sensible lorsque les collectivités ont mis en place des autorisations de programme pour les opérations d'investissement. Selon la politique patrimoniale de la collectivité, il peut être utile de faire une analyse de l'actif. En effet, certaines collectivités peuvent avoir une dette importante, mais aussi un patrimoine privé cessible important. Dans, ce cas, la collectivité n'est pas en risque financier.

Un calendrier de réalisation


Une fois le cadrage de la mission bien défini, il faudra organiser le calendrier de réalisation. Souvent, le chef d'exécutif de la collectivité va souhaiter la fourniture de cet audit dans un délai très court. Il faudra bien expliquer que pour réaliser un travail complet et approfondi, il faudra commencer par une procédure de mise en concurrence pour choisir le prestataire. 

Il faut créer un cadre coopératif et non pas une relation tendue avec des agents qui se sentiront mis en question, voire mis en accusation 

Ensuite, il lui faudra récupérer les données et les traiter.
En tout état de cause, le rapport d'audit ne pourra être livré que quelques mois après le début du mandat. Le service financier et comptable et le service de la commande publique seront fortement mobilisés pour fournir toutes les données utiles. Il faut donc associer ces services à la préparation du cahier des charges pour bien identifier les données disponibles. Il faut se montrer particulièrement vigilant pour créer un cadre coopératif, et non pas une relation tendue avec des agents qui se sentiront mis en question, voire mis en accusation.

Politique... mais objectif


S'agissant d'un document commandé par la collectivité dans le cadre d'une procédure ouverte, le rapport d'audit devra être communiqué à tout demandeur

Même si c'est un outil de gestion, il ne faut pas minimiser le caractère politique de ce rapport. L'équipe municipale devra décider s'il fait l'objet d'un débat public. S'agissant d'un document commandé par la collectivité dans le cadre d'une procédure ouverte, il devra être communiqué à tout demandeur. C'est en effet un document public.
Le recours à un prestataire extérieur permet de donner une certaine objectivité à cette démarche. Il est aussi possible d'en faire un « rendez-vous » régulier, soit annuellement soit à mi-mandat, pour renforcer la transparence de l'action publique. En complément, une politique d'ouverture des données financières peut être envisagée en complément des obligations existantes en matière de publicité des marchés publics attribués chaque année.
Le rapport d'audit de début de mandat pourra relever des bonnes pratiques à valoriser, des pistes d'amélioration, voire des difficultés plus lourdes. Si des manquements évidents à une bonne gestion devaient apparaître, il conviendra de décider si la collectivité entend donner des suites en matière de mise en cause de la responsabilité de l'ordonnateur.

Projet de service et feuille de route

Les acheteurs seront particulièrement sensibilisés aux résultats de l'audit pour améliorer leurs procédures et mieux comprendre les besoins à venir.

Le rapport d'audit peut aussi être utilisé en interne pour amorcer un projet de service ou même un projet d'administration à l'échelle de la collectivité si des points d'amélioration des procédures internes ont été pointés par le cabinet d'analyse financière. C'est aussi un outil pédagogique pour que les services prennent conscience de la situation financière de la collectivité. Une nouvelle fois, les acheteurs seront particulièrement sensibilisés aux résultats de l'audit pour améliorer leurs procédures et mieux comprendre les besoins à venir.
Une fois cet audit réalisé, la collectivitépourra  identifier ses marges de manœuvre financières pour les prochaines années et donc son épargne disponible. L'objectif d'épargne et l'objectif de dette détermineront respectivement le plan pluriannuel de fonctionnement et le plan pluriannuel d'investissement.
Ces marges de manœuvre et leur planification sur la durée du mandat formera la feuille de route pour que le service de la commande publique puisse programmer son activité, à la fois pour le renouvellement des marchés, pour le renouvellement des DSP ou la reprise en régie et pour le lancement de nouvelles procédures de mise en concurrence.